Entendiendo la norma ISO 45001 – Su contexto (parte 1)

 

 

  

Nuevamente le doy la bienvenida a este blog. Confío que el enfoque utilizado aquí para desglosar y analizar los diferentes elementos y requisitos de estas normas de sistemas de gestión ayude a reforzar en algo su comprensión de estos elementos. Espero que esta información sea de interés para usted.

 

Con este artículo iniciamos un análisis de la norma ISO 45001:2018, y estaremos identificando primero lo que he denominado “el contexto” de esta norma, para analizar posteriormente el texto de cada una de las subcláusulas, secciones e incisos que conforman cada una de las cláusulas de esta norma.

 

Si usted está estableciendo, o pretende establecer un sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo (SGSST) en una organización en cumplimiento con esta norma, o de manera más importante, se dedica o desea dedicarse profesionalmente al campo de la gestión de la salud y seguridad en el trabajo apoyando a otras organizaciones a aplicar esta norma ISO 45001: 2018, es muy importante que conozca y comprenda apropiadamente cada uno de los requisitos de esta norma, así como los demás elementos que la conforman, ya sea para cumplir con cada uno de ellos de manera correcta, o bien que pueda ofrecer un servicio valioso de consultoría o apoyo técnico a organizaciones que se desempeñen en algún o algunos campos económicos. De otra manera, debería usted apoyarse en una persona que le pueda brindar ese respaldo de manera confiable. 

 

He mencionado en otros artículos que he conocido a muchas personas, cuyo desempeño profesional se relaciona con las normas ISO 9001, ISO 45001 u otras de sistemas de gestión, y que en general la mayoría de esas personas se han preocupado solamente por conocer y tratar de comprender los requisitos de la norma, pero no más de eso.

 

También he mencionado en este blog de manera repetida que si alguna persona desea aplicar correctamente una norma, es importante conocer no solamente los requisitos de esa norma, sino también sus elementos preliminares y complementarios, que son los que conforman su contexto, porque nos van a ayudar a comprender varios de los elementos fundamentales de la propia norma.

 

Muy pocas personas se toman el cuidado de conocer y entender el contexto de dicha norma. Esto es, conocen el texto de los requisitos de la norma, pero no el contexto para la aplicación de esos requisitos, lo cual a veces lleva a cometer errores muy costosos en el desarrollo de un sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo. Esta norma fue publicada en marzo de 2018, y es la primera edición de la misma.

 

Los elementos que conforman el contexto de la norma ISO 9001:2015, tanto preliminares como complementarios, que analizaremos antes de iniciar con los requisitos de esta norma, son los siguientes:

 

 

- Código.

  

El primer elemento de este contexto es el código de esta norma, que es el siguiente: ISO 45001:2018.

 

Este código es un elemento de identificación de la norma. Las normas emitidas por la Organización Internacional para la Normalización (ISO) se identifican básicamente por tres componentes:

 

a) El primer componente está constituido por el nombre corto de esta organización, que es ISO.

 

b) El segundo identificador es un número, que corresponde al orden de emisión de la norma por parte de esta organización. En este caso, por ejemplo, le correspondió el número 45001.  

 

c) El tercer componente identificador es el correspondiente al año de emisión de dicha norma. En este caso, fue emitida en el año 2018.

 

- Título de la norma.

 

El segundo elemento del contexto es el título de la norma, que en este caso es: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos con orientación para su uso.

 

Lo que de entrada nos señala este título es que es una norma que cubre el aspecto de sistemas de gestión, que dentro de ese universo, contiene información sobre la disciplina de la seguridad y  salud en el trabajo, y que establece requisitos, lo que la convierte en una norma certificable.

 

- Prólogo.

 

El tercer elemento preliminar es el Prólogo, campo en el que se describe la organización que ha emitido esta norma internacional, que es la ISO, indicando qué parte de su estructura es responsable de la elaboración de la norma, así como algunos elementos básicos para su estructura y redacción.

 

Nos dice que la ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales usualmente se lleva a cabo por medio de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalización electrotécnica.

 

Nos explica que en la parte 1 de las Directivas ISO/IEC se describen los procedimientos utilizados para desarrollar esta norma y para su mantenimiento posterior. En particular debería tomarse nota de los diferentes criterios de aprobación necesarios para los distintos tipos de documentos ISO. Esta norma se redactó de acuerdo con las reglas editoriales de la parte 2 de las Directivas ISO/IEC.

 

En este elemento se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento puedan estar sujetos a derechos de patente. La ISO no asume la responsabilidad por la identificación de cualquiera o todos los derechos de patente. Los detalles sobre cualquier derecho de patente identificado durante el desarrollo de esta norma se indican en la introducción y/o en la lista ISO de declaraciones de patente recibidas.

 

Señala el Prólogo que cualquier nombre comercial utilizado en esta norma es información que se proporciona para comodidad del usuario y no constituye una recomendación.

 

Refiere también que para obtener una explicación sobre el significado de los términos específicos de ISO y expresiones relacionadas con la evaluación de la conformidad, así como información de la adhesión de ISO a los principios de la Organización Mundial del Comercio (OMC) respecto a los Obstáculos Técnicos al Comercio (OTC), se puede ver en la siguiente dirección: http://www.iso.org/iso/foreword.htm.

 

Nos señala que el comité técnico responsable de la elaboración de esta norma es el ISO/PC 283, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

 

En cuanto al Prólogo de la versión en español, nos señala que esta Norma Internacional ha sido traducida por el Grupo de Trabajo Spanish Translation Task Force (STTF) del ISO/PC 283, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, en el que participan representantes de los organismos nacionales de normalización y representantes del sector empresarial de los siguientes países: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, España, Guatemala, Honduras, México, Panamá, Perú, República Dominicana y Uruguay.

 

Igualmente, menciona que en el citado Grupo de Trabajo participan representantes de COPANT (Comisión Panamericana de Normas Técnicas) e INLAC (Instituto Latinoamericano de la Calidad).

 

Esta traducción es parte del resultado del trabajo que el ISO/PC 283/STTF, viene desarrollando desde su creación en el año 2016 para lograr la unificación de la terminología en lengua española en el ámbito de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

 

Este trabajo de traducción, si en su país se utiliza otro idioma que no sea el español no es trascendente, pero para los países en los que se habla el idioma español, ha sido un trabajo muy importante, porque de manera original, las normas que emite la ISO están en tres idiomas: francés, inglés y ruso. Para publicaciones en otros idiomas deben trabajarse las traducciones necesarias. En el caso de estos países en los que se habla el idioma español, aquellos que tuvieron interés en las normas ISO, llevaron a cabo la traducción correspondiente a las primeras normas, y realmente parecía que cada una de estas normas estaban traducidas en diferente idioma. Y esto hacía que se perdiera el concepto de norma internacional. Por ejemplo, la norma mexicana “equivalente a ISO 9001” era muy diferente a la norma chilena “equivalente a ISO 9001”, y ambas eran muy diferentes a la norma española “equivalente a ISO 9001”, y esto se repetía para cada país. Por ello fue muy importante que se creara ese grupo de trabajo para cada comité técnico que elabore normas de sistemas de gestión de interés para los países de lengua española, para que todos los países de habla hispana tengamos el mismo texto.

 

Iniciamos entonces con el análisis de la Cláusula Introducción de la norma ISO 45001: 2018.

 

Debido a la gran cantidad de información que se ha colocado en esta cláusula, ésta se despliega en cinco subcláusulas, que son las siguientes:

 

- 0.1 Antecedentes,

- 0.2 Objetivo de un sistema de gestión de la SST,

- 0.3 Factores de Éxito

- 0.4 Modelo Planificar- Hacer-Verificar-Actuar

- 0.5 Contenido de este documento

 

El primer punto que vale la pena mencionar sobre toda la información que contiene una norma como ésta, es que los textos contenidos deben ser de la manera más simple y clara posible. La información que se coloca allí no debe duplicarse ni contraponerse. No se permite incluir lo que coloquialmente en México le llamamos “rollo” o “paja”, lo que son largas descripciones sobre algún elemento o requisito, o bien abundantes explicaciones sobre ello. Lo requisitos se presentan de manera escueta, dentro del texto de las subcláusulas, secciones e incisos de la norma, y en caso de que se requiera alguna explicación adicional, se utilizan “notas aclaratorias”, de la manera más llana en que se puedan describir.

 

Es debido a esta forma de presentación de la información en una norma, que muy comúnmente nos cuesta trabajo comprender cabalmente lo que algún requisito establece. Por tanto, debemos leer y comprender cuidadosamente lo que establece una norma en cada subcláusula, sección e inciso,  así como en cada uno de sus requisitos. Es por ello que existen organizaciones que ofrecen cursos de interpretación de requisitos de algunas normas.

 

Si presta atención a la norma, en esta cláusula, verá que no está numerada, pero sus subcláusulas sí lo están, considerando el número 0, lo que significa que el texto de toda esta cláusula no forma parte del contenido técnico de la norma.

 

La Subcláusula 0.1 - Antecedentes, nos explica que una organización es responsable de la seguridad y salud en el trabajo (SST) de sus trabajadores y de la de otras personas que puedan verse afectadas por sus actividades. Esta responsabilidad incluye la promoción y protección de su salud física y mental.

 

La adopción de un sistema de gestión de la SST tiene como objetivo permitir a una organización proporcionar lugares de trabajo que sean seguros y saludables, prevenir lesiones y deterioro de la salud, relacionados con el trabajo y mejorar continuamente su desempeño de la SST.

 

La Subcláusula 0.2 - Objetivo de un sistema de gestión de la SST, nos informa que el propósito de esta norma internacional es proporcionar un marco de referencia para gestionar los riesgos y oportunidades para la SST. El objetivo y los resultados previstos del sistema de gestión de la SST son prevenir lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo a los trabajadores y proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables; en consecuencia, es de importancia crítica para la organización eliminar los peligros y minimizar los riesgos para la SST tomando medidas de prevención y protección eficaces.

 

Cuando la organización aplica estas medidas a través de su sistema de gestión de la SST, mejoran su desempeño de la SST. Un sistema de gestión de la SST puede ser más eficaz y eficiente cuando toma acciones tempranas para abordar oportunidades de mejora del desempeño de la SST.

 

Implementar un sistema de gestión de la SST conforme a este documento permite a una organización gestionar sus riesgos de la SST y mejorar su desempeño de la SST. Un sistema de gestión de la SST puede ayudar a una organización a cumplir sus requisitos legales y otros requisitos.

 

En cuanto a la Subcláusula 0.3 - Factores de éxito, La implementación de un sistema de gestión de la SST es una decisión estratégica y operacional para una organización. El éxito del sistema de gestión de la SST depende del liderazgo, el compromiso y la participación desde todos los niveles y funciones de la organización.

 

La implementación y mantenimiento de un sistema de gestión de la SST, su eficacia y su capacidad para lograr sus resultados previstos dependen de varios factores clave, que pueden incluir:

 

a) el liderazgo, el compromiso, las responsabilidades y la rendición de cuentas de la alta dirección;

b) que la alta dirección desarrolle, lidere y promueva una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST;

c) la comunicación;

d) la consulta y la participación de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores;

e) la asignación de los recursos necesarios para mantenerlo;

f) las políticas de la SST, que sean compatibles con los objetivos generales y la dirección estratégica de la organización;

g) los procesos eficaces para identificar los peligros, controlar los riesgos para la SST y aprovechar las oportunidades para la SST;

h) la evaluación continua del desempeño y el seguimiento del sistema de gestión de la SST para mejorar el desempeño de la SST;

i) la integración del sistema de gestión de la SST en los procesos de negocio de la organización;

j) los objetivos de la SST que se alinean con la política de la SST y que tienen en cuenta los peligros, los riesgos para la SST y las oportunidades para la SST de la organización;

k) el cumplimiento con sus requisitos legales y otros requisitos.

 

La demostración de la implementación exitosa de este documento puede utilizarse por una organización para asegurar a los trabajadores y a otras partes interesadas que se ha puesto en marcha un sistema de gestión de la SST eficaz. Sin embargo, la adopción de este documento no garantizará por sí misma la prevención de las lesiones y el deterioro de la salud relacionados con el trabajo a los trabajadores, la provisión de lugares de trabajo seguros y saludables ni la mejora en el desempeño de la SST.

 

El nivel de detalle, la complejidad, la extensión de la información documentada y los recursos necesarios para asegurar el éxito del sistema de gestión de la SST de una organización dependerán de varios factores, tales como:

 

— el contexto de la organización (por ejemplo el número de trabajadores, tamaño, geografía, cultura, requisitos legales y otros requisitos);

— el alcance del sistema de gestión de la SST de la organización;

— la naturaleza de las actividades de la organización y los riesgos para la SST asociados.

 

En la Subcláusula 0.4 - Modelo Planificar- Hacer-Verificar-Actuar, la norma nos informa que el enfoque del sistema de gestión de la SST aplicado en este documento se basa en el concepto de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA).

 

El concepto PHVA es un proceso iterativo utilizado por las organizaciones para lograr la mejora continua. Puede aplicarse a un sistema de gestión y a cada uno de sus elementos individuales, como:

 

a) Planificar: determinar y evaluar los riesgos para la SST, las oportunidades para la SST y otros riesgos y otras oportunidades, establecer los objetivos de la SST y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de la SST de la organización;

 

b) Hacer: implementar los procesos según lo planificado;

 

c) Verificar: hacer el seguimiento y la medición de las actividades y los procesos respecto a la política y los objetivos de la SST, e informar sobre los resultados;

 

d) Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de la SST para alcanzar los resultados previstos.

 

Este documento incorpora el concepto PHVA en un nuevo marco de referencia, como se muestra en la Figura 1.

  

 

Figura 1 — Relación entre el PHVA y el marco de referencia de este documento

  

En la última subcláusula de esta Cláusula Introducción, la 0.5 - Contenido de este documento, nos explica que este documento es conforme con los requisitos de ISO para las normas de sistemas de gestión. Estos requisitos incluyen una “estructura de alto nivel”, texto esencial idéntico, y términos comunes con definiciones esenciales, diseñada para beneficiar a los usuarios al implementar múltiples normas ISO de sistemas de gestión.

 

Este documento no incluye requisitos específicos para otros temas, tales como los relativos a la gestión de la calidad, gestión de la responsabilidad social, gestión ambiental, gestión de la seguridad física o gestión financiera, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con otros sistemas de gestión.

 

Este documento contiene requisitos que pueden utilizarse por una organización para implementar un sistema de gestión de la SST y para evaluar la conformidad. Una organización que desee demostrar la conformidad con este documento puede:

 

- realizar una autodeterminación y una auto declaración, o

- buscar la confirmación de su conformidad por partes que tengan u interés en la organización, tales como clientes, o

- buscar la confirmación de su auto declaración por una parte externa a la organización, o

- buscar la certificación/ el registro de su sistema de gestión por parte de una organización externa.

 

Las Cláusulas 1 a 3 en este documento presentan el objeto y campo de aplicación, las referencias normativas y los términos y definiciones que se aplican para el uso de este documento, mientras que las Cláusulas 4 a la 10 contienen los requisitos a utilizar para evaluar la conformidad con este documento. El Anexo A proporciona explicaciones informativas relativas a estos requisitos. Los términos y definiciones de la Cláusula 3 están dispuestos en orden conceptual, con un índice alfabético proporcionado al final de este documento.

 

En este documento, se utilizan las siguientes formas verbales:

 

— “debe” indica un requisito;

 

— “debería” indica una recomendación;

 

— “puede” indica un permiso, una posibilidad o capacidad.

 

La información incluida en una “NOTA” está prevista para ayudar a la comprensión o uso del documento. Las “Notas a la entrada”, usadas en la Cláusula 3, proporcionan información adicional que complementa los datos terminológicos y puede contener disposiciones relacionadas al uso de un término.

 

Este tema de  Entendiendo la norma ISO 45001 – Su contexto continúa con la parte 2

 

Autor:

 

Ernesto Palomares Hilton