Entendiendo la norma ISO 22000 - 5.2 - Política - Parte 1

 

Sea usted bienvenido a esta página, de un blog en el que desmenuzamos y analizamos la información presentada en las normas de sistemas de gestión, con lo que pretendemos visibilizar todos los requisitos de estas normas y mejorar la comprensión sobre ellos. Esperamos que la información presentada en esta entrada sea de interés para usted y que enriquezca en algo su conocimiento de la norma ISO 22000: 2018 y de sus requisitos.

 

En esta entrada inicio con el análisis de los grupos de requisitos correspondientes a la Subcláusula 5.2 – Política de la ya mencionada norma ISO 22000: 2018, y por ello iniciaré con la Sección 5.2.1 - Establecimiento de la política de la inocuidad de los alimentos. Esta sección, que en la norma está conformada por un pequeño párrafo y seis incisos, al aplicar la metodología que usualmente utilizamos para desglosar los requisitos de este tipo de normas, se convierte en veintiséis (26)  requisitos, que son todos importantes para que pueda establecerse un sistema de gestión de la inocuidad de alimentos eficaz y valioso. En esta entrada analizaré doce (12) de ellos, un poco menos de la mitad, y el resto en una segunda parte de este análisis, en otra entrada posterior.

 

Sin embargo, antes de dar inicio a este análisis de los requisitos de la mencionada Sección 5.2.1, considero importante presentar a usted alguna información preliminar que es de utilidad para la mejor comprensión y aplicación de los requisitos identificados de esta Subcláusula 5.2, y de la que poco se menciona con relación a esta norma ISO 22000.

 

En primer lugar, es importante considerar que todos los requisitos derivados de esta subcláusula se refieren a la política de la inocuidad de los alimentos, como se denomina en dicha norma. Y esta norma, en su Cláusula 3 – Términos y definiciones, en su inciso 3.34 presenta el término “política” y lo define como de la siguiente manera:

 

Esto lo podemos entender de mejor manera, si buscamos en algún diccionario la definición de estos términos, y podemos encontrar que eñ término intención es una palabra originada del latín, que significa la determinación de la voluntad en orden a un fin; y podemos entender por dirección: guía o supervisión de acciones o conductas.

 

Estos términos nos llevan a considerar que la política, en este caso de inocuidad de los alimentos, debe integrar una serie de elementos: por un lado, aquellos que identifican las “intenciones” de la organización en materia de inocuidad de los alimentos, que pueden ser desde una sola intención, hasta todas las que la organización pueda identificar como deseables o necesarias. Por otro lado, esta política debe integrar todos los elementos de dirección que considere relevantes en esta materia de inocuidad de los alimentos.

 

La alta dirección de una organización que establece un sistema de gestión de inocuidad de los alimentos en cumplimiento con la norma ISO 22000, debería tener en cuenta que la política de inocuidad de alimentos es el elemento estratégico de mayor nivel e importancia para el sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, debido a que todas las demás actividades que se vayan a efectuar dentro de ese sistema, deberán ir orientadas a cumplir con esa política. Aunque en realidad hay elementos estratégicos de mayor nivel que esta política, como la misión, visión y los valores, esos están por encima del sistema de gestión, y es la política de la inocuidad de los alimentos la que deberá estar alineada con esos elementos.

 

De igual manera, es muy importante entender que esta política de inocuidad de los alimentos es una declaración formal que debería ser emitida por la alta dirección y contener diversos componentes, entre las intenciones y los elementos de dirección, y estar en conformidad con los requisitos derivados de esta Sección 5.2.1.

 

Sin embargo, a pesar de que esta política es el elemento estratégico de mayor nivel en el sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, una falla común en las organizaciones que aplican estos sistemas basados en la norma ISO 22000: 2018, es que la política de inocuidad de los alimentos que establecen no cumple con los requisitos de esta norma. Muchas veces son elementos no generados por la alta dirección, sino por algún funcionario de nivel medio de tipo operativo, tal vez con la participación de algún gerente técnico y, por lo tanto, estas políticas no integran ni las intenciones ni los elementos de dirección que debieran ser establecidos y formalmente expresados por la alta dirección. Entonces, vienen siendo elementos que en realidad no integran una política de inocuidad de los alimentos, sino alguna declaración que contiene algunas frases, más motivacionales que orientadoras, con la intención de cumplir con algo que se pide en una norma, pero que están lejos de cumplir con todos los requisitos establecidos en esa norma para dicha política. En la mayoría de estos casos, estas políticas no se acercan a la definición presentada anteriormente, y tampoco contienen ni las intenciones ni los elementos de dirección que puedan servir de guía u orientación a toda la organización en materia de inocuidad de los alimentos.

 

Después de esta breve introducción al tema, iniciamos con el análisis los requisitos relacionados con el establecimiento de la política de inocuidad de alimentos que analizaré en esta entrada, y que, ya desglosados del texto de la norma, son los siguientes:

 

Como he mencionado en otras entradas referentes  a análisis de requisitos de normas de sistemas de gestión, debemos ser muy cuidadosos al leer estos requisitos, ya que por la manera en que se presentan los textos en estas normas, al momento de separar individualmente cada requisito, pareciera que estos se repiten hasta varias veces. Sin embargo, a pesar de esa apariencia, esto no es así y cada uno de ellos establece una especificación diferente a los demás.

 

Al igual que sucede con todos los requisitos derivados de la Subcláusula 5.1 – Liderazgo y compromiso, todos los requisitos de esta Sección 5.2.1 – Establecimiento de la política de la inocuidad de los alimentos, se han establecido para la alta dirección de la organización. En el caso de la Sección 5.2.2 – Comunicación de la política de la inocuidad de los alimentos, sus requisitos derivados se refieren a la política de la inocuidad de los alimentos, aunque su aplicación recae principalmente en la alta dirección, pero también en otras personas integrantes de la organización.

 

Deberíamos estar conscientes de que la deficiencia más costosa, pero tal vez también la más común (y generalmente no identificada) que se presenta en la operación de los sistemas de gestión basados en normas, es la falta de compromiso por parte de la alta dirección.

 

Pueden estarse presentando una gran diversidad de fallas en los sistemas de gestión basados en normas, y comúnmente se pueden identificar y corregir. Pero la identificación de fallas atribuibles a la alta dirección se complica mucho, tanto por el desconocimiento del personal y aún de los auditores, como también posiblemente por el temor a recibir represalias.

 

Paradójicamente, quienes deberían estar más conscientes y comprometidos con estos sistemas de gestión, son los que menos cumplen con las responsabilidades que estas normas les asignan. Esto se debe en parte a que de manera muy común,  los integrantes de la alta dirección en las organizaciones no conocen bien las normas, no reciben una formación apropiada a sus necesidades, por lo que no pueden identificar todas las responsabilidades que tienen asignadas, o no saben como cumplir con ellas y los responsables de la operación de estos sistemas tampoco las conocen, o no se atreven a exigir, a la alta dirección, el apropiado cumplimiento de esas responsabilidades. También, debemos aceptar, tienen responsabilidad en estas deficiencias los auditores, tanto internos como externos que generalmente, cuando auditan la alta dirección,  les hacen cuestionamientos muy genéricos sobre el liderazgo que ejercen, pero usualmente no hacen preguntas específicas que puedan evidenciar esas fallas. Y lo mismo sucede con los evaluadores de los organismos de certificación, que por desconocimiento de estos temas, supongo yo, prefieren orientarse a evaluar los aspectos operativos y metodológicos de los sistemas de gestión que evaluar el cumplimiento de las responsabilidades de la alta dirección. 

La norma ISO 22000:2018 establece los siguientes requisitos,  y los presento con la correspondiente numeración progresiva, como hemos estado presentando todos los requisitos de esta norma que hemos ido analizando.

 

Requisito No. 53: 

 

Lo primero que nos establece este requisito, y que se repite en algunos otros subsiguientes que corresponden a esta subcláusula, es que la alta dirección debería establecer la política de la inocuidad de los alimentos de la organización, pero también requiere que ésta debe ser apropiada al propósito de la organización.

 

Esto nos lleva a identificar el significado de la palabra “establecer”, que previamente hicimos en lo correspondiente a la Subcláusula 4.4 de esta norma, pero en la que aplica una acepción diferente para la política que para el sistema de gestión, por lo que usaremos la siguiente:

 

 

Si tomamos en cuenta esta definición, la alta dirección debería elaborar un mandato o decreto para el establecimiento de la política de inocuidad de los alimentos. 

 

El segundo elemento a considerar de este requisito es que esta política de la inocuidad de los alimentos debería ser apropiada al propósito de la organización. Sin embargo, aquí podría entrar una duda: ¿Cuál es el propósito de una organización? ¿Cómo lo encontramos, lo entendemos o conocemos?

He leído y analizado muchas normas de sistemas de gestión de la ISO, y no he encontrado una sola de ellas que defina el concepto de propósito, aunque éste está incluido en todas estas normas. Pero, como siempre, si buscamos en diccionarios, podemos encontrar alguna respuesta, y en este caso encontramos la siguiente definición:

 

Sin embargo, en la norma ISO 9000:2015, que como le he mencionado en alguna entrada previa, por la información que contiene, es importante consultarla en relación a cualquier norma de sistemas de gestión, aunque su orientación primaria es la norma ISO 9001:2015, de gestión de la calidad. Curiosamente, aunque esta norma  no contiene una definición de este término, en su inciso 2.2.3 - Contexto de una organización  menciona que la visión, misión, políticas  y  objetivos son ejemplos de las formas en las pueden expresar los propósitos de la organización.  Adicionalmente, en esta norma se incluyen dos términos y sus definiciones que nos pueden dar un poco de luz sobre estos conceptos:

 

Si a estos dos términos podemos añadir otro que se relaciona con ellos, como es el de valores, el cual no es definido en la norma ISO 9000:2015, pero cuya definición aparece en la norma ISO 22316:2017 - Seguridad y resiliencia - Resiliencia organizacional - Principios y atributos, y es la siguiente:

 

Podemos considerar que el propósito de una organización se identifica a partir de esos dos elementos estratégicos claves para cualquier organización, que son la misión y la visión, los cuales pueden estar acompañados por un elemento que podemos considerar como complementario, como es el de valores, pero que es muy importante para orientar y soportar el comportamiento de toda la organización. Estos elementos deberían ser establecidos por los propietarios y significarían el por qué fue creada la organización (meta fundamental), y cuáles serían las expectativas de su desempeño en un determinado período de tiempo.

 

El que una organización tenga identificada una misión, una visión y unos valores no significa que sean requisitos específicos de la norma ISO 22000, ni de ninguna norma de sistemas de gestión, ya que se considera que toda organización debe tener estos elementos identificados y documentados, y que debieran estar al alcance de todo su personal. Se considera que una organización no podría funcionar exitosamente si no cuenta con estos elementos estratégicos primarios. Estos elementos, además, pueden ser modificados, ya sea para redefinirlos, enriquecerlos, o bien para redireccionarlos.

 

Se esperaría que este propósito estableciera la razón que justifica la existencia de una organización con base a tres elementos: sus utilidades, su impacto en la sociedad y su impacto en las personas que la conforman.

 

Una vez entendido el concepto del propósito, la alta dirección debe cuidar que la política de la inocuidad de los alimentos sea apropiada y esté alineada con estos elementos. Esto querría decir que al aplicar y cumplir consistentemente con esta política, la organización se estaría acercando al cumplimiento de ese propósito. 

 

Requisito No. 54: 

 

 

Ya vimos con el requisito anterior lo que significa que la alta dirección establezca una política de inocuidad de los alimentos. Además de ello, este requisito establece  que esta política sea apropiada al contexto de la organización.

 

Para ello, es bueno recordar lo que significa el contexto de la organización, de conformidad con la norma ISO 9000:2015.

 

Esta definición presentada en la norma ISO 9000:2015 contiene cuatro notas, que contienen información complementaria importante, que le presento a continuación:

 

Nota 1 a la entrada: Los objetivos de la organización pueden estar relacionados con sus productos y servicios, inversiones y comportamiento hacia sus partes interesadas.

 

Nota 2 a la entrada: El concepto de contexto de la organización se aplica por igual tanto a organizaciones sin fines de lucro o de servicio público como a aquellas que buscan beneficios con frecuencia.

 

Nota 3 a la entrada: En inglés, este concepto con frecuencia se denomina mediante otros términos, tales como “entorno empresarial”, “entorno de la organización” o “ecosistema de una organización”.

 

Nota 4 a la entrada: Entender la infraestructura puede ayudar a definir el contexto de la organización.

 

Entonces, este requisito señala que esta política de la inocuidad de los alimentos debe ser apropiada a este contexto de la organización, considerando las cuestiones internas y externas determinadas por la organización que son pertinentes para su propósito y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, como lo establece la Subcláusula 4.1 de ISO 22000. Debiera considerar también lo que la organización ha determinado en cuanto a las necesidades y expectativas de sus partes interesadas, como lo establece la Subcláusula 4.2. Esta política debería considerar, además, el alcance del SGIA, como lo establece la Subcláusula 4.3, y también las características y procesos del propio SGIA, como lo establece la Subcláusula 4.4 de esta norma.

 

Requisito No. 55: 

 

Lo que nos señala este requisito, es que una vez que la alta dirección haya establecido la política de inocuidad de los alimentos, la misma alta dirección debe implementarla. Para que todos podamos entender este requisito de manera clara, le presento la definición de este término:

 

A partir de esta definición, podemos entender que la alta dirección deberá aplicar, y asegurar que se aplique en toda la organización, en todos los niveles y funciones pertinentes, cada una de las intenciones y de los elementos de dirección que integran dicha política, y que son apropiados al propósito de la organización. 

 

Requisito No. 56: 

 

Con el requisito anterior vimos lo que significa el término  implementar. A partir de esa definición, podemos entender que la alta dirección deberá aplicar, y asegurar que se aplique en toda la organización, en todos los niveles y funciones pertinentes, cada una de las intenciones y de los elementos de dirección que integran dicha política, y que son apropiados al contexto de la organización.

    

Requisito No. 57: 

 

Lo que nos señala este requisito, es que una vez que la alta dirección haya establecido e implementado la política de inocuidad de los alimentos, la misma alta dirección debe mantenerla. Para esto, le presento la definición de este término:

 

 

Esto significa que la alta dirección deberá preservar la política de inocuidad de los alimentos, ante cualquier ajuste que deba efectuarse, por cualquier cambio que pudiera haber con relación al propósito de la organización, con el fin de que esta política mantenga su validez con el paso del tiempo y siga siendo aplicable para toda función y nivel pertinente.  

 

Requisito No. 58: 

 

Con el requisito anterior vimos lo que significa el término de mantener. A partir de esa definición, la alta dirección deberá preservar la política de inocuidad de los alimentos, por cualquier cambio que pudiera haber con relación al contexto de la organización, con el fin de que esta política mantenga su validez con el paso del tiempo y siga siendo aplicable para toda función y nivel pertinente.

 

Requisito No. 59: 

 

Este requisito se refiere también al establecimiento de la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como lo vimos previamente en los requisitos numerados como 52 y 53, pero en particular éste requiere que la mencionada política proporcione un marco de referencia para establecer los objetivos del SGIA.

 

Si usted ha leído la norma ISO 22000:2018, sabrá que existe la Cláusula 6 - Planificación, dedicada a este tema de planificación del SGIA. Sin embargo, lo que deberíamos entender con este requisito No. 58, es que la política de la inocuidad de los alimentos debe establecer la base para esa planificación. El punto importante en relación a esto es: ¿Cómo podemos identificar ese marco de referencia, dentro de la política, para establecer los objetivos de este sistema?

 

Recordemos que al elaborar y emitir las normas de sistemas de gestión, la ISO no ha estado inventando cosas nuevas. Ha estado integrando conocimientos que por más de cien años se han ido desarrollando en materia de gestión, desde los conceptos de la administración científica hasta la fecha. Lo más valioso de estas normas es que han identificado algunos elementos valiosos del proceso administrativo como requisitos de norma para integrar un sistema de gestión de modo que una organización que lo implemente pueda generar confianza en su desempeño.

 

Se considera que para que una organización pueda establecer sus objetivos (específicos, o cuantificables), dentro de cualquier sistema productivo, debería poder contar con algunos elementos estratégicos en cuales basarse.

 

Ya hemos mencionado lo que son la misión, visión y valores, así como la importancia que tienen para identificar el propósito de la organización, esto es, la justificación de la existencia de la organización, qué pretende lograr a futuro, en un tiempo determinado y con qué bases de comportamiento aceptadas por la propia organización.

 

Estos elementos son de tipo general, básico para cualquier organización, y no tienen por qué hacer referencia a algún sistema de gestión en particular. A partir de esto, la alta dirección debe ir desglosando este propósito y especificando otros elementos estratégicos, de lo general a lo particular, para que todas las áreas, funciones y niveles correspondientes de la organización participen activamente para el logro de este propósito.

 

Después de esos tres elementos ya mencionados (misión, visión y valores), el siguiente nivel estratégico es el comúnmente conocido como objetivos generales. La alta dirección debería identificar todos los objetivos generales o intenciones globales, que sean necesarios para que la organización pueda cumplir con su propósito. Como su  nombre lo indica, estos objetivos tienen una cobertura amplia y no requieren ser cuantificables. Pueden referirse a cualquier rubro relevante, como áreas productivas de interés, aspectos de inversión y utilidades, enfoque tecnológico, entre otros, pero es importante que haya uno o más de ellos que se relacione con el sistema de gestión de inocuidad de los alimentos.

 

El siguiente nivel estratégico se conoce como de políticas,  que son los lineamientos y elementos de dirección que la organización establece como guías generales de comportamiento para todo el personal de la organización.

 

Con respecto de este requisito de la norma, lo que se necesita es que la alta dirección emita una declaración documentada, que la norma denomina política de la inocuidad de los alimentos que debe estar conformada por todos los objetivos generales (intenciones) y por todas las políticas (lineamientos o elementos de dirección) que orienten a toda la organización hacia dónde debe avanzar y lo que se espera alcanzar en materia de inocuidad de los alimentos.

 

Tengo entendido que desde que se elaboró la primera versión de la norma ISO 9001, que se publicó en 1987, se consideró utilizar el término de intenciones globales en lugar de objetivos generales, aunque el concepto fuera el mismo, para evitar confusiones entre los diferentes niveles de objetivos (generales o específicos), así como utilizar el término de lineamientos, y ya en la versión actual, dirección, en lugar del de políticas, para dejar este término como identificación del requisito y del elemento estratégico de base de estos sistemas de gestión basados en normas.

 

A partir de estos elementos que conforman la política de la inocuidad de los alimentos, las áreas de planificación correspondientes contarán con el apropiado marco de referencia para que de cada una de las intenciones u objetivos generales establecidas en la mencionada política, se puedan identificar todos los objetivos (específicos) necesarios para cumplir con esa intención, y que a partir de cada uno de esos objetivos se pueda establecer la planificación de todas las actividades necesarias para cumplir con cada uno de ellos, y al seguir los lineamientos establecidos (elementos de dirección), se cumplan todas las intenciones (objetivos generales), y con eso, se podrá alcanzar el propósito de la organización.

 

Requisito No. 60: 

 

Al igual que el requisito anterior, éste se refiere también al establecimiento de la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como lo vimos también previamente en los requisitos numerados como 52 y 53, pero en particular éste requiere que la mencionada política proporcione un marco de referencia para revisar los objetivos del SGIA.

 

Para cumplir con este requisito, la política de la inocuidad de los alimentos debería proporcionar un marco de referencia que favorezca la revisión de los objetivos del SGIA.

 

Deberíamos, para ello, tomar en consideración que todos estos elementos estratégicos que se han mencionado aquí, la misión, visión, valores, intenciones (objetivos generales) y dirección (lineamientos o políticas) son de carácter atemporal, o podríamos llamarle permanente, esto es que no tienen vigencia para su validez o cumplimiento. Es por ello que deberían ser revisados a ciertos intervalos, para que la organización pueda valorar si cada uno de estos elementos se mantiene como fue establecido originalmente, si sigue siendo valioso, o se cancela o si requiere alguna modificación, ya sea para hacerlo más o menos estricto. Las intenciones y dirección que conforman la política deben proporcionar ese marco de referencia para efectuar esta revisión de los objetivos del SGIA.

 

Requisito No. 61: 

 

Este requisito se refiere también a la implementación de la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como lo vimos también previamente en los requisitos numerados como 54 y 55, pero en particular éste requiere que al ser implementada la mencionada política proporcione un marco de referencia apropiado para establecer los objetivos del SGIA.

 

Requisito No. 62: 

 

Este requisito se refiere también a la implementación de la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como el anterior y como lo vimos también previamente en los requisitos numerados como 54 y 55, pero en éste requiere que al ser implementada la mencionada política proporcione un marco de referencia apropiado para revisar los objetivos del SGIA. Ya vimos lo que significa la implementación de la política y la revisión de los objetivos del SGIA.

 

Requisito No. 63:

 

Este requisito se refiere también a mantener la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como lo vimos también previamente en los requisitos numerados como 56 y 57, pero en particular éste requiere que al ser mantenida la mencionada política siga proporcionado un marco de referencia apropiado para establecer los objetivos del SGIA.

 

Requisito No. 64:

 

Este requisito se refiere también al mantenimiento de la política de la inocuidad de los alimentos por parte de la alta dirección, como el anterior y como lo vimos también previamente en los requisitos numerados como 56 y 57, pero en éste requiere que al ser mantenida la mencionada política continúe proporcionando un marco de referencia apropiado para revisar los objetivos del SGIA.

 

Agradeceré a los lectores que suban sus comentarios o dudas sobre este análisis y los requisitos abarcados. En la siguiente entrada concluiré con el análisis de estos requisitos derivados de la Subcláusula 5.2.1 de la norma ISO 22000:2018.

 

Autor:

 

Ernesto Palomares Hilton