Entendiendo la norma ISO 22000:2018 – 5.1 Liderazgo y compromiso

 

 

Bienvenido nuevamente a este blog. Espero que encuentre información valiosa y enriquecedora para usted.

 

En esta entrada doy inicio al análisis de los grupos de requisitos correspondientes a la Cláusula 5 - Liderazgo de la norma ISO 22000: 2018, por lo que iniciaré con la Subcláusula 5.1 Liderazgo y compromiso. Como veremos, esta subcláusula es de gran importancia y contiene una gran cantidad de requisitos, por lo que en esta entrada los analizaremos a profundidad.

 

Antes de iniciar con el análisis de los requisitos de esta Sección 5.1, considero importante presentar a usted alguna información complementaria de utilidad para la mejor comprensión y aplicación de los requisitos de esta Subcláusula 5.1, y de la que poco se menciona con relación a esta norma ISO 22000.

 

Lo primero que debemos conocer, o recordar, es que la función de dirección es uno de los componentes del proceso administrativo (o de gestión) para cualquier organización productiva, y es el que hace que la organización opere sus procesos y actividades necesarias para su desempeño. Y dentro de ese componente de dirección, el liderazgo es un elemento indispensable, para que motive, involucre y guíe a todo el personal de la organización para alcanzar sus objetivos y, por medio de éstos, cumplir con su visión y con su misión. Hay diferentes estilos o maneras de ejercer el liderazgo en una organización, los cuales no vamos a analizar aquí, pero lo que sí es importante es reconocer la importancia de ejercer ese liderazgo, y que los líderes deben ser identificados, apoyados y seguidos por la organización y deben estar alineados a la misión, visión y objetivos organizacionales.  

 

Como segundo elemento, le menciono algo que es de gran importancia, si usted tiene interés en conocer y aplicar esta norma, y que ya he comentado en alguna entrada anterior, y es que aunque las normas ISO 9001 e ISO 22000 son diferentes y presentan requisitos de sistemas de gestión diferentes, existe mucha información de apoyo para la norma ISO 9001 que no existe para las otras normas de sistemas de gestión, como es el caso de la ISO 22000, y que de alguna manera parte de esa información de apoyo puede ser de utilidad para los otros sistemas de gestión.

 

La norma ISO 22000:2018 menciona, en su Cláusula Introducción, Párrafo 0.2 Principios del SGIA, que este documento especifica los requisitos para un sistema de gestión de inocuidad de los alimentos que combina los elementos clave siguientes generalmente reconocidos:

 

— comunicación interactiva;

— gestión del sistema;

— programas de prerrequisitos;

— principios del análisis de peligros y puntos críticos de control (HACCP, por sus siglas en inglés Hazard Analysis and Critical Control Points).

 

Asimismo, menciona que este documento se basa en los principios que son comunes en las normas ISO de sistemas de gestión. Estos principios de la gestión son:

 

-        enfoque al cliente;

-        liderazgo;

-        compromiso de las personas;

-        enfoque a procesos;

-        mejora;

-        toma de decisiones basada en la evidencia;

-        gestión de las relaciones.

 

Todos estos principios de la gestión deberían ser aplicados, y gestionados sus procesos relacionados, por la alta dirección de la organización.

 

Aquí vemos que el liderazgo en los sistemas de gestión de inocuidad de los alimentos no solamente se considera dentro de los requisitos contenidos en esta cláusula, sino que conforma uno de los “Principios de la gestión” que presenta esta norma ISO 22000, pero no incluye más información sobre estos principios.  

 

Sin embargo, como en esta entrada vamos a analizar los requisitos de la Subcláusula 5.1.1. Liderazgo y compromiso, le presento a usted la información completa, contenida en la norma ISO 9000:2015, sobre el principio de liderazgo, pero con la orientación hacia la gestión de inocuidad de los alimentos, para poder entenderlo a cabalidad con relación a esta norma ISO 22000.

 

Adicionalmente a esta información presentada sobre este Principio de Liderazgo, que como comento es presentada en la norma ISO 9000:2015, es conveniente también  considerar la información que nos presenta la Especificación técnica ISO/TS 9002: 2016 — Sistemas de gestión de la calidad — Directrices para la aplicación de la Norma ISO 9001: 2015.

 

Este documento, aunque tiene una orientación directa a la norma ISO 9001, tiene información muy valiosa para la aplicación de las otras normas ISO de sistemas de gestión. Si le damos la orientación hacia los sistemas de gestión de inocuidad de los alimentos, esta especificación técnica nos dice que la intención de esta subcláusula 5.1 es asegurar que la alta dirección demuestra liderazgo y compromiso tomando un rol activo al comprometer, fomentar y asegurar, comunicar y hacer el seguimiento del desempeño y la eficacia del sistema de gestión de inocuidad de alimentos. Las maneras en que se puede aplicar se basan en varios factores, como el tamaño y la complejidad de la organización, el estilo de gestión y la cultura organizacional.

 

Se explica, en esta especificación técnica, que para una organización, la “alta dirección” puede incluir, por ejemplo, el director ejecutivo, el director de gestión, el director general, el presidente, el consejo de administración, los directores ejecutivos, los socios directivos, el propietario único, los socios y los altos directivos. La alta dirección tiene el poder de delegar la autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. Si el alcance del sistema de gestión cubre sólo una parte de una organización, entonces la alta dirección se refiere a aquellos que dirigen y controlan esa parte de la organización.

 

Menciona que cada organización tiene necesidades diferentes y su propia solución específica, que la decidirá la alta dirección. Es importante para esta alta dirección, asegurarse de que los procesos del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos están integrados con sus procesos de negocio.

             

Es también importante reconocer que el liderazgo es una habilidad, innata o adquirida, para inspirar a otros al influir en acciones, decisiones y comportamientos de manera positiva. Por tanto, el concepto hace referencia a una práctica que ha acompañado a la humanidad a lo largo de la historia y que se ha practicado en los entornos corporativos para que los líderes y sus equipos trabajen hacia un mismo objetivo.

 

Para que una organización pueda establecer y operar un sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, en el cual debería participar todo el personal que la conforma, o una alta proporción del mismo, se considera conveniente que existan varios liderazgos dentro de ella, en todos los niveles, pero todos ellos alineados al liderazgo ejercido por la alta dirección, para que se genere lo que se denomina un liderazgo visible, para que todo ese personal se involucre en ese esfuerzo, que conozca y entienda qué es lo que se espera de cada uno: qué debe hacer, cuándo debe hacerlo, cómo, y cuál es el resultado esperado de su actividad, con quién se pueden apoyar en caso de dudas; que puedan comprometerse para hacer las cosas de la mejor manera posible, y que obtengan los mejores resultados posibles.

 

Una de las fallas más comunes en las organizaciones que aplican sistemas de gestión de inocuidad de los alimentos, basados en la norma ISO 22000: 2018, es que la alta dirección no ejerce un apropiado liderazgo para establecer su correspondiente sistema de gestión. Muchos directivos se han quedado con la idea de que ejercer ese liderazgo es establecer órdenes al personal, ya sea por escrito o de manera verbal y exigirle que cumpla con ellas, y que de manera automática este personal efectuará todas las actividades encomendadas y cumplirá con todas las responsabilidades que le han sido asignadas, de manera continua y sin fallas. Pero esto no es tan sencillo. El ejercicio del liderazgo es una actividad compleja y continua, que establezca comunicación, motive, involucre, comprometa, guíe, dé seguimiento, asegure el logro del resultado esperado, y haga sentir orgullosos y reconocidos a todos los participantes por los logros alcanzados. Es por ello importante que la alta dirección tome ese liderazgo en serio y de manera profesional, y que se asegure de que se cumplan todos los requisitos que establece la norma sobre toda esta cláusula.

 

También es importante mencionar que deberíamos ser cuidadosos al analizar esta Subcláusula 5.1 – Liderazgo y compromiso,  así como para cumplir con sus requisitos, ya que éstos son de tipo genérico y muchas personas le resten importancia, al creer que significa que sus requisitos son poco relevantes, lo cual no es así. Cada uno de ellos contiene elementos indispensables para una apropiada gestión por parte de la alta dirección. 

 

Inicio entonces, después de esta breve introducción al tema, con el análisis los requisitos, relacionados con el liderazgo y el compromiso, que analizaré en esta entrada, y que son los siguientes:

 

 

Todos estos requisitos derivados de la Subcláusula 5.1 - Liderazgo y compromiso, se refieren a la alta dirección, y cada uno de ellos establece un elemento necesario para que esta alta dirección pueda demostrar su liderazgo y compromiso con respecto del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, pero es importante que identifiquemos cada uno de estos elementos, evitando confusiones por la similar redacción de estos requisitos.

 

Muchos de estos requisitos tienen el problema de que son tan lógicos y simples, que muchas personas no los entienden, no les dan la importancia necesaria, o creen que al tratarse de requisitos de tipo genérico van a estar cumpliendo ya con ellos de manera automática, lo cual está lejos de la realidad. Es muy común que las organizaciones que tienen establecido su sistema de gestión de inocuidad de los alimentos de conformidad con esta norma ISO 22000: 2018, no atienden con formalidad estos requisitos, por lo que hay que recordar que toda organización debe tomar las medidas adecuadas para cumplir con todos los requisitos aplicables en sus sistemas de gestión de inocuidad de los alimentos, como son todos los de esta Sección 5.1.

 

De igual manera, sucede de manera repetitiva que la alta dirección no asume su responsabilidad sobre estos elementos de liderazgo y compromiso, tal vez por pensar que este sistema es más técnico y operativo, por lo que prefieren delegar tanto ese liderazgo como el compromiso correspondiente a niveles más operativos, lo que limita la participación y el propio liderazgo visible de la alta dirección, así como difumina el compromiso adquirido.

 

Requisito No. 37: 

Cuando analicemos los requisitos derivados de la Subcláusula 5.2, de esta norma ISO 22000: 2018, veremos a profundidad lo que es la política de inocuidad de los alimentos y qué componentes y características debería tener este elemento del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos.

 

Lo importante, ahora, en relación a este requisito, es que la alta dirección se asegure que se establezca una política de inocuidad de los alimentos, ya que esta política es el elemento estratégico primario dentro de este sistema de gestión de inocuidad de los alimentos.

 

Requisito No. 38: 

Para cumplir con este requisito, la alta dirección debería asegurarse, ejerciendo su liderazgo y compromiso, que establece la política de inocuidad de los alimentos considerando todos los elementos relevantes para la dirección estratégica, desde el propósito de la organización, la misión, visión, valores, políticas, objetivos y metas, con el objeto de que no se contraponga con otro elemento estratégico de la organización, ya sea de este sistema de gestión o de otro. 

 

Requisito No. 39: 

 

Si consultamos la Especificación técnica TS 9002: 2016, y hacemos el correspondiente ajuste para la norma ISO 22000, allí se indica que la alta dirección debería asegurar que los objetivos (véase la Subcláusula 6.2 - Objetivos del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos y planeación para lograrlos de la Norma ISO 22000: 2018) se establecen para el sistema de gestión de inocuidad de los alimentos; estos objetivos podrían establecerse o revisarse durante las reuniones habituales de la alta dirección, tales como aquellas para propósitos de planificación estratégica o de revisión por la dirección.

 

Al igual que con la política de inocuidad de los alimentos, para no adelantarnos, también analizaremos a detalle los objetivos del sistema de gestión de inocuidad de alimentos y sus características, cuando analicemos los requisitos derivados de la Subcláusula 6.2. Lo importante es que el establecimiento de esos objetivos es una demostración del liderazgo ejercido por la alta dirección en relación al sistema de gestión de inocuidad de alimentos.

 

Requisito No. 40: 

Para cumplir con este requisito, la alta dirección debería asegurarse que establecen los objetivos del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, considerando todos los elementos relevantes para la dirección estratégica, desde el propósito de la organización, la misión, visión, valores, políticas, objetivos y metas, con el objeto de que no se contraponga con otro elemento estratégico de la organización, ya sea de este sistema de gestión o de otro. 

 

Requisito No. 41: 

Con respecto de este requisito, si hacemos el correspondiente ajuste, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe asegurar que los procesos del SGIA de la organización se integran y gestionan dentro de sus procesos de negocio en general, y no se abordan como un añadido o como actividades conflictivas.

 

Como le mencioné previamente este requisito, al igual que la mayoría de los que derivan de esta subcláusula, tienen el problema de que son tan lógicos y simples, que muchas personas no los entienden, o no les dan la importancia necesaria. Es muy común que las organizaciones que tienen establecido su sistema de gestión de inocuidad de los alimentos de conformidad con esta norma ISO 22000: 2018, no atienden con formalidad este requisito, por lo que caen en lo que menciona la citada TS 9002, esto es, que esos sistemas de gestión de inocuidad de los alimentos no se integran a los sistemas productivos, o procesos de negocio por lo que quedan muchas veces como un elemento añadido, como un tumor o una verruga, no como parte integral del SGIA de la organización, lo que provoca que no genere los beneficios que serían esperados de un sistema de éstos.   

 

Requisito No. 42: 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe hacer el seguimiento de la carga de trabajo y calendarios actuales y proyectados, para asegurar que se proporcionan los recursos adecuados del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos (personas, herramientas, equipos, etc.), en el momento y lugar en que se necesiten.

   

La clave de este requisito es la provisión de todos los recursos necesarios para el SGIA, con precisión y oportunidad.

 

Requisito No. 43: 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe comunicar, mediante reuniones internas, correo electrónico, conversaciones personales, la intranet de la organización, etc., el valor y los beneficios del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos.

      

La alta dirección debería hacer saber a todo el personal que una de las características que debe tener el SGIA es que sea eficaz, esto es, que alcance todos los objetivos y metas establecidos. El propósito de establecer este sistema no debe ser establecerlo, sino alcanzar los resultados planificados, y todo el personal involucrado en el sistema debe estar consciente y comprometido para ello. 

              

Requisito No. 44: 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe comunicar, mediante reuniones internas, correo electrónico, conversaciones personales, la intranet de la organización, etc., el valor y los beneficios de la adherencia a los requisitos del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos.

 

Requisito No. 45: 

Es importante considerar que la inocuidad de los alimentos es un aspecto de la calidad de un alimento que no puede ser valorada por un posible consumidor. El cliente o consumidor de un alimento puede evaluar su aspecto físico, su tamaño, integridad, textura, color, olor, envase, información comercial, entre otros elementos, pero no puede saber si contiene alguno, o varios, peligros de inocuidad. Es por ello que para proteger a la población, las autoridades sanitarias en prácticamente en todos los países, establecen requisitos legales y reglamentarios en materia de inocuidad de los alimentos. Y es por ello tan importante que la alta dirección guíe a toda la organización para cumplir con esos requisitos legales y reglamentarios, en relación a los mercados que cubre, para generar confianza en sus clientes actuales y potenciales de que los alimentos que suministra son inocuos.

 

Requisito No. 46: 

Además de cumplir con los requisitos del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, así como con los requisitos legales y reglamentarios, que vimos en los dos requisitos previos, la alta dirección debe guiar a toda la organización para cumplir con los requisitos adicionales relacionados con la inocuidad de los alimentos que fueran acordados mutuamente con los clientes, con el objeto de promover y mantener la fidelidad de los clientes. 

 

Los siguientes dos requisitos se presentan en el mismo párrafo de la norma ISO 22000:2018, pero es importante entenderlos como requisitos diferentes, ya que cada uno de ellos se refiere a un conjunto de acciones diferentes, aunque ambos se complementan. Ambos se refieren al ejercicio del liderazgo y la demostración del compromiso de la alta dirección, con respecto del sistema de gestión de inocuidad de los alimentos. 

 

Requisito No. 47: 

En este requisito se hace una referencia a la Subcláusula 4.1 de la norma, la cual se presenta en dos párrafos y menciona lo siguiente:

    

“La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su SGIA.

 

La organización debe identificar, revisar y actualizar la información relacionada con esas cuestiones internas y externas.” 

 

Como podemos ver, estos requisitos ya están establecidos en la Subcláusula 4.1. Entonces, para cumplir con este requisito, la alta dirección debe ejercer su liderazgo y demostrar su compromiso con el SGIA, promoviendo y asegurando que este es evaluado de manera continua, para confirmar que se alcanzan los resultados previstos, así como que se evalúan y revisan tanto las cuestiones internas como las cuestiones externas.  

 

Requisito No. 48: 

Aquí sucede algo similar al requisito anterior, esto es que este requisito de mantener el SGIA ya está establecido, pero no en la Subcláusula 4.1, sino en la 4.4. Entonces, para cumplir con este requisito, la alta dirección debe ejercer su liderazgo y demostrar su compromiso con el SGIA, promoviendo y asegurando que este mantiene su funcionalidad y eficacia, independientemente de los cambios que se hayan sufrido con el paso del tiempo, como cambios en los procesos, en los productos, en los requisitos de la norma, entre otros, para confirmar que se alcanzan los resultados previstos, así como que se evalúan y revisan tanto las cuestiones internas como las cuestiones externas. 

 

Requisito No. 49: 

La clave de este requisito es que la alta dirección logre, por el ejercicio de su liderazgo y compromiso,  dirigir a las personas para contribuir a la eficacia del SGIA.

 

Dentro de las definiciones que presenta el Diccionario de la Real Academia Española (RAE) sobre este término de “dirigir”, las dos más adecuadas son las siguientes:

 

Requisito No. 50: 

La clave de este requisito es que la alta dirección logre, por el ejercicio de su liderazgo y compromiso,  apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del SGIA.

 

Dentro de las definiciones que presenta el Diccionario de la Real Academia Española (RAE) sobre este término de “apoyar”, las más convenientes son las siguientes:

 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica, con el correspondiente ajuste, que la alta dirección debe respaldar a las personas en la organización para que contribuyan a la eficacia del SGIA, comunicándose con ellas (véase la Subcláusula 7.4 de la Norma ISO 22000: 2018); esto podría incluir a la alta dirección sirviendo como el líder de los proyectos cuando se necesiten mejoras, y alentando a los empleados y otras personas a participar como miembros de equipos de mejora.

 

Requisito No. 51: 

En relación a lo aquí se establece, debemos recordar que la mejora continua es, además de un grupo de requisitos de la norma, una necesidad para que un SGIA mantenga su validez y beneficios al paso del tiempo.

 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe promocionar la mejora continua al tiempo que se asegura que la información y recomendaciones de las auditorías y otras evaluaciones y revisiones por la dirección (véase la Subcláusula 9.3 de la Norma ISO 22000: 2018) se comunican a las personas responsables (lo que también puede ayudar a demostrar el valor y beneficios de las mejoras);

 

Requisito No. 52: 

Lo que nos establece este requisito es que la alta dirección debería apoyar a todas las funciones de dirección, con el objeto de demostrar su liderazgo y compromiso, promoviendo que todas las unidades, áreas y funciones pertinentes de la organización cumplan con sus funciones y responsabilidades.

 

Con respecto de este requisito, en la Especificación técnica TS 9002: 2016 se indica que la alta dirección debe proporcionar apoyo y orientación a personas en otros puestos directivos pertinentes, para ayudarles a demostrar liderazgo según aplique a sus propias áreas de influencia; esto podría incluir orientarles y respaldarles en la toma de decisiones específicas que ayuden a la organización a cumplir mejor los requisitos, o a impulsar mejoras cuando sea necesario.

 

Un liderazgo y compromiso eficaces pueden conducir a un mejor entendimiento por las personas en la organización de la manera en que contribuyen al sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, lo que puede ayudar a la organización a lograr de manera sistemática sus resultados previstos.

 

En la siguiente entrada continuaré con el análisis de los requisitos de la Subcláusula 5.2 - Política.

 

Autor:

Ernesto Palomares Hilton