Entendiendo la norma ISO 45001 – 4.1 – Requisitos de la Subcláusula 4.1 (Parte 1)

 

  

En una entrada anterior he analizado el contexto de la norma ISO 45001: 2018, desde la información con la que la Organización Internacional de Normalización (ISO) presenta en su página web tanto las normas de sistemas de gestión, como esta  norma en particular, pasando por los elementos introductorios, como el prólogo de la propia norma y sus cláusulas: 0. Introducción, 1. Objetivo y campo de aplicación, 2. Referencias normativas, 3. Términos y definiciones, terminando con los elementos complementarios, como la Bibliografía y los Anexos informativos de la mencionada norma.

 

Como he mencionado, estoy elaborando estos artículos de manera equivalente en diferentes normas de sistemas de gestión, por lo que parte de la información puede repetirse en artículos referentes a otras de esas normas.

 

Ahora, en este artículo sobre la norma ISO 45001: 2018, estoy iniciando el análisis del texto de la misma, esto es, de los elementos normativos que conforman su cuerpo técnico, y que son los que comprenden las cláusulas de la 4 a la 10 de esta norma.

 

Debo iniciar aclarando que usted va a encontrar, muy probablemente, requisitos o párrafos en esta norma, que pueda no comprender su aplicación o utilidad en su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, pero es importante que entendamos que cada uno de los requisitos establecidos en esta norma, deberían generar valor para la organización que los implemente correctamente. 

 

Para efectuar este análisis, debemos recordar algo que ya he citado y que está mencionado en la Cláusula Introducción, la cual, aunque no establece algún requisito específico, nos provee de gran cantidad de información, que deberíamos tener siempre en cuenta, entre la que destaca que en esta norma se utilizan las siguientes formas verbales:

 

De igual manera, nos aclara que la información identificada como “NOTA” se presenta a modo de orientación para la comprensión o calificación del requisito correspondiente.

 

Demos, por lo tanto, inicio al análisis del contenido de la Cláusula 4: Contexto de la organización, de la norma ISO 45001: 2018. Es importante aclarar que en esta Cláusula 4 no se establece específicamente algún requisito, pero se despliegan cuatro subcláusulas, las cuales se listan a continuación, y esas sí contienen requisitos:

 

 

Si usted desea establecer, implementar, verificar, auditar, mantener y mejorar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo  en cumplimiento de la norma ISO 45001: 2018,  le recomiendo que no  deje de atender completamente cada una de las cláusulas, subcláusulas y requisitos de la norma, y que cada vez que usted lea y analice uno de esos requisitos, lo considere dentro del contexto de la organización, de su estructura, de sus procesos y de su soporte documentado.

 

Después de esta introducción, en esta ocasión iniciaré con el análisis de la Subcláusula 4.1. Comprensión de la organización y de su contexto, la cual establece, en su primer párrafo, los siguientes requisitos:

 

Requisito No. 1: La organización debe determinar las cuestiones externas que son pertinentes para su propósito, y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST).

 

Requisito No. 2: La organización debe determinar las cuestiones internas que son pertinentes para su propósito, y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST.

 

Aquí tenemos los dos requisitos derivados de la Subcláusula 4.1 y que son los primeros que presenta la norma ISO 45001: 2018.  Si usted lee con atención estos dos requisitos, y a partir de esa lectura trata de comprenderlos y de cumplir con ellos, seguramente tendrá muchas dudas sobre qué elementos desarrollar e incluir en su sistema de gestión de la SST, tanto para cumplir con cada uno de estos requisitos, como para poder demostrar su cumplimiento.

 

Como usted podrá observar, esta información es claramente insuficiente para quien pretenda cumplir con esta subcláusula. Desconozco la razón por la cual al elaborar esta norma, al igual que con la ISO 14001:2015, los correspondientes Comités Técnicos de la ISO decidieron presentar de manera tan incompleta esta subcláusula en ambas normas, pero lo real es que, considerando únicamente la información presentada en ellas, es prácticamente imposible que alguien pueda cumplir apropiadamente con estos requisitos. Tal vez dieron por hecho que todas las organizaciones que fuera a aplicar estas dos normas lo harán de manera conjunta con la ISO 9001, porque en ésta última se presentan de manera mucho más clara estos requisitos.

 

Es por ello que le recomendaré que cuando sienta usted que una determinada cláusula, párrafo o requisito de una norma de sistemas de gestión, que particularmente le interese, no le provee de suficiente información para poder entender cabalmente su texto, consulte otras normas de sistemas de gestión, principalmente las de calidad, aun y cuando no vaya a establecer un sistema de éstos, para buscar alguna información o aclaración sobre esos textos.

 

En relación a estos primeros requisitos de ISO 45001, le sugiero los complemente con la información siguiente:

 

- La contenida en la norma ISO 9000: 2015, Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario, que aunque sea de gestión de la calidad, contiene algunas definiciones que son aplicables para todas las normas de sistemas de gestión. Una de estas definiciones es la siguiente:

 

- La información de esa misma Subcláusula 4.1, pero de la norma ISO 9001:2015 la cual, a diferencia de esta ISO 45001, contiene tres notas aclaratorias, las cuales incluyo a continuación:

 

NOTA 1  Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración.

 

NOTA 2  La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.

 

NOTA 3  La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

 

Ya con esta información complementaria, tanto la definición del contexto de la organización, como con las notas aclaratorias, podemos comprender de mejor manera los requisitos antes mencionados.

 

Además de estas notas, la norma ISO 9001 contiene otros requisitos que son muy importantes para el correcto cumplimiento de los dos requisitos ya mencionados, pero que en esta norma ISO 45001 no están incluidos, por lo que los identificaré como elementos, con numeración progresiva, y que son los siguientes:

 

Elemento No. 3: La organización debe determinar las cuestiones externas que son pertinentes para su dirección estratégica, y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

 

Elemento No. 4: La organización debe determinar las cuestiones internas que son pertinentes para su dirección estratégica, y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

 

Elemento No. 5: La organización debe realizar el seguimiento de la información sobre estas cuestiones externas.

 

Elemento No. 6: La organización debe realizar el seguimiento de la información sobre estas cuestiones internas.

 

Elemento No. 7: La organización debe realizar la revisión  de la información sobre estas cuestiones externas.

 

Elemento No. 8: La organización debe realizar la revisión  de la información sobre estas cuestiones internas.

 

Debo recalcar que los requisitos de esta subcláusula 4.1, que establece la norma ISO 45001, son los dos primeros mencionados. Sin embargo, si su sistema de gestión está integrado con el de calidad, deberá cumplir también con los otros elementos que aquí le he mencionado, debido a que para la norma ISO 9001:2015 sí son requisitos.

 

En el caso de que esté estableciendo u operando su sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo de manera individual, o de manera integrada con la norma ISO 14001:2015, me permito sugerirle que incluya todos los elementos adicionales a la norma ISO 45001, que está incluyendo la norma ISO 9001, y que son los que listé previamente. Parecería que esta inclusión de tantos elementos adicionales exige más trabajo para la organización, pero créame que, a final de cuentas, le facilitaría el cumplir con los requisitos de la norma, y mejoraría en mucho su sistema de gestión de la SST.

 

Considero que es importante que visualicemos correctamente cada uno de los requisitos, y en su caso los elementos adicionales, sin que nos confunda la manera en que están redactados y sin mezclarlos o enredarlos entre ellos.

 

De esa manera podremos establecer los elementos necesarios en nuestro sistema de gestión de la SST, que nos permitan cumplir con cada uno de estos requisitos.

 

Ahora para poder entender el sentido de estos primeros requisitos de la norma, es importante  que recordemos el modelo conceptual del sistema de gestión de SST que nos presenta la norma ISO 45001, y que es el siguiente:

 

Considerando la información presentada en este modelo conceptual, podemos ver que la etapa inicial de las actividades del sistema de gestión de la SST es la que se refiere a la planificación, tanto del sistema de gestión de la SST como de los procesos, por lo que toda la Cláusula 4. La organización y su contexto, incluyendo todas sus subcláusulas y requisitos, se refiere a actividades de preparación para incluir esos elementos de entrada de la planificación.

 

Es importante entender esta consideración con respecto de los requisitos de la mencionada Cláusula 4, que si no se cumple de manera apropiada con los requisitos establecidos en sus correspondientes subcláusulas, la organización seguramente tendrá problemas para efectuar una planificación valiosa. 

 

Como ya he mencionado en algún artículo previo, algo que he observado en  mi experiencia profesional, es que esta Cláusula 4 es, de todas las cláusulas de las normas de sistemas de gestión, incluyendo la ISO 45001:2018, la menos comprendida por parte de las organizaciones que tienen establecidos y hasta certificados, sus sistemas de gestión, y por lo mismo, en la que se tienen más incumplimientos o no conformidades verdaderas, aunque tanto a los auditores internos, auditores externos (en representación de clientes), así como a los evaluadores de los organismos certificadores no les interese o no tengan los conocimientos para identificarlas correctamente, y por lo que he visto, esta cláusula tampoco parece ser de mucho interés para los organismos acreditadores, en lo correspondiente a su apropiado cumplimiento, y es por ello que hay muchas organizaciones con sus sistemas de gestión certificados, pero sin un apropiado cumplimiento de toda la Cláusula 4 de esta y otras normas de sistemas de gestión.

 

Creo que un punto muy importante es que, quienes nos dedicamos a estas actividades relacionadas con los sistemas de gestión normalizados, debemos tener siempre presente que la gestión de una organización, o en particular de alguno de sus componentes o sistemas, es en realidad un arte, el cual puede estar soportado en elementos científicos, tecnológicos, metodológicos y documentales. Hay muchas personas inmersas en este medio de los sistemas de gestión, sobre todo aquellas que tienen formación tecnológica, que ven esto como si fuera una especie de receta de cocina; esto es, que combinando algunos ingredientes y aplicando alguna que otra técnica, la organización se gestionará de manera apropiada. Nada más alejado de la realidad. La mayoría de esas personas pueden entender perfectamente cómo funcionan los sistemas cerrados, sin comprender cabalmente que los sistemas de gestión son sistemas abiertos, por lo que existen innumerables factores, entre ellos el humano, que pueden afectarlos. Esta es una apreciación personal.

 

El establecimiento de los objetivos es un elemento básico de cualquier sistema de gestión o de la organización en general, ya que todas las demás actividades que vayan a ser efectuadas por la organización serán para cumplir y verificar el cumplimiento de esos objetivos. Sin embargo, ningún auditor u organismo certificador podrán calificar si esos objetivos están bien o mal establecidos, ya que son elementos de la dirección estratégica de la propia organización. Sin embargo, si por un lado, esos objetivos son muy laxos, o bajos, se requerirá muy poco esfuerzo por parte de la organización  para cumplir con ellos, pero muy probablemente sus partes interesadas estarían poco conformes con su desempeño. Pero por otro lado, si esos objetivos son demasiado altos y restrictivos, lo más probable sería que por más recursos y esfuerzos que aplicara la organización no podría cumplir con ellos, lo cual estaría generando molestias y frustración entre los directivos y el personal.

 

Cada objetivo establecido por una organización para un sistema de gestión, en este caso de la SST, representa un posible resultado que debería ser deseable y alcanzable. Si alguno de estos objetivos resulta ser indeseable o inalcanzable, sería dañino para la organización.

 

Esta es la importancia de los requisitos incluidos en la Cláusula 4, en general, y particularmente en las Subcláusulas 4.1 y 4.2. Si una organización cumple con ellos, facilitará que los objetivos, que se estarían estableciendo en la etapa de planificación (Cláusula 6 de la norma), tengan más probabilidades de cumplir con ambas condiciones, que sean deseables y alcanzables.  

 

Si consideramos la parte de la planificación estratégica de la organización, la denominada dirección estratégica deberá llevar a cabo el conjunto de actividades que se requieren en una organización, a partir de su misión, tomando en consideración, la visión y en su caso los valores que hayan sido reconocidos, para poder identificar y establecer los objetivos generales y las políticas de la salud y seguridad en el trabajo, denominados en conjunto como “política de SST”. A partir de esos objetivos generales de SST, la dirección estratégica de la organización deberá desplegar sus objetivos específicos (planificación operativa), para de allí establecer sus planes operativos y metas de SST (planificación táctica). Y precisamente de eso se tratan estos requisitos de la norma, de establecer mecanismos para que las organizaciones puedan identificar todos esos factores que llegan a afectar, favorable o desfavorablemente, en su planificación estratégica, y puedan evaluar esos posibles impactos positivos o negativos, para lograr una mayor precisión en el establecimiento de sus objetivos de la SST.

 

Esto podemos visualizarlo de la siguiente manera:

 

 

Es importante que la organización tenga definidos, y usted conozca, su estructura organizacional, la conformación de la alta dirección, así como los elementos básicos de su planificación estratégica y operativa, tanto en cuanto a su desempeño, como también referencias relevantes del sector industrial en el que su organización se desenvuelve, con la información de aspectos relevantes a nivel local, nacional e internacional que tengan impacto en las actividades,  desempeño y competitividad de la organización, referente en este caso, principalmente  al concepto de la seguridad y salud en el trabajo. Estos elementos son indispensables para cumplir con estos primeros requisitos.

 

Cuando la organización desarrolla la planificación estratégica se deberían considerar todas esas cuestiones, tanto externas como internas, ya que si la organización puede identificar apropiadamente todos los factores que pueden influir, tanto positiva como negativamente en su desempeño,  podrá establecer de la mejor manera los objetivos de su sistema de gestión de la SST.

 

En la parte 2 de este artículo, concluiré este análisis de los requisitos de la Subcláusula 4.1 de la Norma ISO 45001:2018, así como de los elementos adicionales que considero se deben incluir en este sistema de gestión de la SST.

 

Autor:

 

Ernesto Palomares H.