Publicadas por
E. Palomares Hilton - GESTEC
Auditoría
Opinion
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He querido plasmar algunos
comentarios sobre el tema de la formación profesional en materia de sistemas de gestión basados en normas, debido a que, como es de sobra conocido, hay millones de personas que
día a día trabajan en esquemas de aplicación de normas de sistemas de gestión, y el proveer a estas personas de una formación apropiada y suficiente
para que puedan cumplir con sus responsabilidades dentro de estos sistemas de gestión es un reto muy importante, tanto para estas personas a nivel individual,
como para las organizaciones para las cuales laboran. Y no está
demás aclarar que en ese reto entramos también quienes nos dedicamos a proveer
servicios de formación técnica en estos temas.
Hace unos días escribí un artículo
sobre la situación que está sucediendo en relación a los servicios de apoyo en
materia de sistemas de gestión, como en lo personal lo percibo, y entre
otros temas, mencioné algunas de las limitaciones que se encuentran cuando
alguien desea acceder a algún programa de formación en estos campos. Si desea,
puede acceder a este artículo dando click aquí.
Ahora, deseo expresar algunas
recomendaciones, que considero importantes, para las personas que están
buscando algún programa de formación en esta materia, ya sea para sí mismas, o
que lo hagan para un equipo de trabajo dentro de una organización.
Para iniciar, quisiera mencionar que
para la mayoría de estas personas, la formación que se requiere se orienta a
que en su actividad cotidiana cumplan con un determinado procedimiento, o algún
requisito específico de una norma, o bien, a partir de ese
cumplimiento, requisiten (rellenen) algún formato o formulario, con el objeto
de generar uno o más registros como evidencia ya sea de esas actividades
realizadas, o bien de los resultados obtenidos. Entonces, en todos estos casos,
la formación debería enfocarse únicamente en ese o esos procedimientos con lo
que esa persona debe cumplir, con el llenado de ese o esos formularios o bien
ese requisito de norma relacionado. Es una formación
específica sobre la correcta aplicación de ciertas actividades operativas. No
es necesario que estas personas tengan mayor conocimiento del sistema de gestión o de la norma de referencia.
Ahora bien, si las funciones de las
personas que requieren formación cubren actividades relacionadas con el
establecimiento, planificación, documentación, verificación, auditoría, mantenimiento y mejora del sistema de gestión, es importante que dicha formación le genere a estas personas tanto
conocimientos como experiencia en los elementos del sistema, de su norma de soporte, así como en el manejo de las herramientas de aplicación del
sistema de gestión del que se trate.
Generalmente, cuando se presenta esta
situación, es la organización la que contrata y programa un
esquema de formación para su personal clave en la planificación y manejo del sistema de gestión. De manera muy común, estos proveedores y esquemas de formación se
identifican y contratan de manera poco conveniente para cubrir esas necesidades
de formación. Por una parte, debido a que las áreas de recursos humanos no
alcanzan a identificar las necesidades concretas de formación de ese personal. Cada
función dentro de la organización tiene sus propias necesidades particulares
de formación, y es común que los programas de formación que se contratan por
parte de las organizaciones sean en bloque, como si todo el
personal involucrado tuviera las mismas necesidades de formación. Por otro
lado, las organizaciones que brindan estos servicios de
formación no suelen ayudar a diferenciar estas necesidades.
Esto hace que muchas personas sientan
que perdieron su tiempo recibiendo y analizando información que no les ayuda
para desempeñar sus funciones, pero aquellas que realmente requieren formarse
en un nivel avanzado, estarían sintiendo que no han aprendido lo suficiente y
que carecen de la apropiada experiencia para cumplir con sus responsabilidades
dentro del sistema, y comunmente tienen que buscar a nivel personal un
complemento para la formación que les fue proporcionada por su organización. Y si a
esto le sumamos que hay muchos profesionistas que desean incrementar su nivel
competitivo y buscan una formación más completa en estos campos, por interés
propio, vemos que hay una fuerte demanda de servicios de formación en sistemas de gestión.
Si tú estás buscando, de manera
individual, formarte o reforzar tu formación en materia de sistemas de gestión, tienes una amplia gama de opciones a tu alcance, algunas las voy a
analizar aquí, pero te sugiero las analices bien, ya que tu decisión en la
opción que elijas, puede generarte un enriquecimiento importante en tus
conocimientos y tu nivel de competitividad, o bien te puede generar cierta
frustración, molestias, pérdida de tiempo o desperdicio de dinero pero sobre
todo, afectar tu motivación para aprender.
La primera de estas opciones es el esquema autodidacta. Para este se
requiere de mucha disciplina y fortaleza de espíritu, para no cejar en tu
empeño hasta que llegues al nivel de formación que tú deseas o requieres.
Existe mucha información en la red, en todos los idiomas, y es cuestión de ir
seleccionando tus temas de interés y fuentes de información, establezcas un
método de estudio, con horarios suficientes y mucha dedicación, para ir
logrando tu aprendizaje.
El principal problema con esta opción
es que mucha de la información que encontramos en la red es inexacta, obsoleta
o engañosa. Es importante entender que las normas de sistemas de gestión son documentos que tienen un limitado tiempo de vida, que van
evolucionando y se van emitiendo nuevas versiones en las cuales hay algunas
modificaciones. Gran cantidad de información que encuentras en la red se
refiere a versiones que ya no están vigentes.
Para este esquema, adicionalmente,
hay personas y empresas que ofrecen cursos gratuitos en casi todos los campos
del conocimiento. En lo personal no estoy de acuerdo con este tipo de cursos,
por tres razones:
a) Por lo general, te proveen de
información incompleta u obsoleta, lo que genera gran confusión en quienes los
toman.
b) Los que proveen este tipo de
cursos no trabajan contigo ni te acompañan en tu aprendizaje, esto es, no te
apoyan con las explicaciones y aclaraciones que tú puedas necesitar, ni con la
apropiada retroalimentación que fortalece y orienta tu aprendizaje.
c) Son una competencia desleal para
quienes nos dedicamos en plan profesional y honesto a estas actividades, como
medio de subsistencia y desarrollo profesional.
Sin embargo, este tipo de cursos te
pueden servir como complemento a tu aprendizaje autodidacta, pero te recomiendo
que no te bases demasiado en éstos.
Un principio de la mercadotecnia nos
dice que un proveedor debe establecer un precio de venta a su producto de
acuerdo a lo que considera que vale y al nivel de competencia en su mercado. Si
alguien te ofrece un curso sin costo es usualmente por dos razones: porque considera
que eso es lo que vale su curso, nada, o bien porque tratará de engancharte
para venderte, generalmente de manera engañosa, otros servicios o productos
utilizando ese curso para atrapar incautos, lo que puede llegar a provocarte
molestias innecesarias.
No descarto que pudieras encontrar
algún curso excelente, que cubra tus necesidades de formación y que sea
gratuito, pero iría en contra de todas las probabilidades, ya que en todas las
culturas, e inclusive religiones, se considera valioso el apoyar a otras
personas, de diferentes maneras, puedes hacer donaciones, regalos, becas, entre
otros, pero generalmente se considera inapropiado regalar el trabajo propio,
salvo bajo condiciones especiales y limitadas. De todas maneras, seguiría
siendo competencia desleal.
La segunda opción que tienes para
acceder a tu formación, es seleccionar y tomar un curso para cubrir tus
necesidades de formación. Puedes encontrar una amplia gama de posibilidades de
cursos en diferentes modalidades, desde presencial, semi presencial, a
distancia o virtual.
En este sentido, también en esa
amplia gama encuentras cursos que van de pésimos, malos, regulares, buenos hasta
excelentes. No está fácil detectar entre estos cursos. También la red se presta
para generar todo tipo de engaños. Te recomiendo que vayas utilizando filtros
para ir seleccionando, primero los que no son engañosos, los que cubren tus
necesidades, los que son buenos o en su caso excelentes, y por último el que
sea el mejor para ti.
Si buscas un curso presencial, lo
recomendable es conocer con anticipación tanto la organización proveedora como sus
instalaciones, analizar la información de curso y las condiciones tanto de
inscripción como de la participación de la persona, como horarios, acceso al
aula, responsabilidades, si hay algún reglamento con el que haya que cumplir, actividades
complementarias, en su caso calendario de pagos, entre otros, y siempre es
bueno platicar con algún instructor, para recibir una mejor orientación.
Para cursos en línea o a distancia, es
importante saber que los cursos anunciados en la red pueden ser engañosos de
diversas maneras. Hay personas que pretenden timarte o defraudar económicamente
a quien quiere aprender, que actúan de mala fe y son buenos para cobrar pero no
para enseñar. Se dice que si te engañan en la red no puedes defenderte. Sin
embargo en México, por ejemplo, existe una Ley Federal de Protección del
Consumidor, y una Procuraduría para la Defensa del Consumidor que hasta donde
entiendo te pueden proteger de ese tipo de fraudes. En muchos países de América
Latina se tienen este tipo de elementos de protección. Si el proveedor de un
curso te establece claramente en su página web las características de su curso,
su temario, condiciones de suministro del servicio y de pago, y a partir de eso
una persona lo acepta y cumple con el proceso de inscripción, esto se considera
como un contrato de adhesión y da formalidad legal, y tienes el derecho de
recibir y en su caso exigir, ese servicio en las condiciones anunciadas.
Sin embargo, el segundo tipo de
fraude, que es por mucho el más común y con seguridad el más costoso, que se da
en los cursos de formación, y no solamente en materia de sistemas de gestión, sino en todos los campos del conocimiento, y no solo en la red, sino
en todas las modalidades, es lo que denomino fraude cognitivo. Con esto me refiero básicamente a dos
situaciones, ambas muy comunes: la primera, cuando los proveedores de cursos de
formación ofrecen resultados maravillosos o extraordinarios de aprendizaje, con
tal de atraer clientes, sabiendo que no está en sus capacidades, ni de ellos
como proveedores, ni del cliente como participante, alcanzar esos resultados. Por
lo tanto quien se deja llevar por esa información y participa en un curso de
éstos, obtiene un aprendizaje muy limitado en relación a la expectativa que se le
vendió.
Estos casos los puedes ver de manera
muy común cuando se anuncian o promueven cursos de contenido amplio y con
cierto grado de complejidad, y que te lo ofrecen en cursos de cuatro, ocho o
doce horas, o uno, dos o tres días, cuando por sentido común necesitas de muchas
más horas, días o semanas para analizar, trabajar y comprender la información
necesaria. Con toda proporción guardada, es como si te ofrecieran un programa
de licenciatura en un semestre.
Creo que el caso más identificable de
fraude cognitivo en materia de sistemas de gestión lo tenemos con los cursos de formación de auditores, que te ofrecen formarte en unas cuantas horas, cuando para esa función
requieres meses de formación, tanto para adquirir conocimientos suficientes
como para efectuar prácticas para desarrollar tus habilidades. Sin embrago, tenemos
miles de auditores mal formados, incompetentes, pero respaldados por un “buen” certificado.
También se da este fraude cognitivo cuando el proveedor no
cumple bien con su responsabilidad y hace un mal trabajo, con lo que impide que
el participante pueda obtener el conocimiento o las habilidades esperadas como
resultado del curso.
En ambos casos, el resultado es una
verdadera tragedia, porque la persona invirtió su dinero en un curso y realizó
un gran esfuerzo en participar en diversas actividades durante un tiempo
prefijado, para que resulte que su aprendizaje fue muy reducido en relación a lo
que esperaba, El mayor problema que resulta de esta situación, es que el
participante usualmente no se da cuenta de su bajo aprendizaje, sino hasta que
es casualmente evaluado por alguien más y detecta que está por debajo del nivel
de competencia esperado. Y aun así, le entra la duda si fue su responsabilidad,
antes que pensar en una deficiencia del proveedor.
En esas situaciones te podrán
suministrar información, pero no una buena formación. Debes considerar que en
un proceso de capacitación deberás
trabajar y esforzarte en tu aprendizaje y formación. No la vas a lograr por
ósmosis ni por milagro divino, y menos por tener la información de tu curso en un ordenador o una memora USB. Pero, al igual que tú, deberá trabajar el instructor o
formador, tanto para ordenar, tratar y dosificar la información que deberás ir
recibiendo, plantearte ejercicios prácticos para que analices la información y vayas
construyendo tu aprendizaje, así como para ir evaluando ese aprendizaje y
proveerte de retroalimentación que te ayude a optimizar tu formación.
Cuando eres tú el que falla en su
formación, porque no hiciste el esfuerzo necesario y no cumpliste con tus
responsabilidades en el curso, ese ya no es un fraude. Eres tú quien ha boicoteado tu propio aprendizaje y formación.
Si quieres buscar un curso en la red te
sugiero que selecciones para empezar, con el objeto de evitar problemas y
disgustos, proveedores que tengan una participación activa en plataformas
conocidas y que utilicen su nombre, ya sea como personas físicas o como
empresas. Esto, por lo menos, te va a indicar que son personas que tratarán de
respaldar su nombre y prestigio. Y si en algún momento engañan a algún cliente,
es muy fácil señalarlo en sus propias publicaciones, y tú podrías acceder a
esas críticas, por lo que por sentido común y responsabilidad profesional,
pondrán su mayor esfuerzo en los servicios que provean.
Ahora bien, una incertidumbre común cuando vas a seleccionar un curso, es lo referente a qué tan bien te va a enseñar,
o formar, el proveedor que elijas.
Si nos vamos a extremos, puedes
encontrar instructores o formadores, ya sea a título personal o dentro de organizaciones proveedoras de estos servicios, que tienen un gran conocimiento del
tema que te interesa, pero que no saben, no quieren o no tienen la habilidad de
transmitir sus conocimientos, o bien en el otro extremo, formadores que no
saben tanto del tema, pero que esos limitados conocimientos que tienen los
transmiten muy bien. Obviamente, hay muchos factores que influyen para que una
persona alcance esa capacidad para enseñar transmitiendo sus conocimientos, como
la personalidad, paciencia, empatía, voluntad de hacerlo, entre otros. Esto lo
podemos ver de la siguiente manera:
De entre estas alternativas, trata de
identificar un instructor que tenga un gran conocimiento sobre el tema pero que
también tenga la habilidad para enseñar: eso te facilitará en mucho tu
aprendizaje.
Van a influir en tu formación,
también, la modalidad de enseñanza, el proceso de la información, el método de
estudio y el tiempo que se le dedique. Es importante que analices y decidas
entre estas alternativas las que más te convengan.
En lo personal, yo fui instructor de
sistemas de gestión normalizados por diez años en modalidad presencial, hasta
que descubrí las posibilidades de la modalidad a distancia, y desde entonces me
he dedicado casi exclusivamente a enseñar bajo esta modalidad ya que puedes
utilizar prácticamente cualquier herramienta tecnológica en esta modalidad. Estoy
convencido de que esta modalidad bien manejada potencializa al máximo las
capacidades de un participante para tener una mejor formación, y es más cómodo
para el propio participante. Sin embargo, hay personas que por desconocimiento,
o por haber tenido una experiencia adversa, no confían en este tipo de cursos.
Por ello es importante que valores
las diferentes opciones a tu alcance y busques una con la que te sientas cómodo
para emprender esa aventura para tu desarrollo profesional. Te deseo mucho
éxito.
Autor:
Ernesto Palomares Hilton
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