La formación técnica en sistemas de gestión

He querido plasmar algunos comentarios sobre el tema de la formación profesional en materia de sistemas de gestión basados en normas, debido a que, como es de sobra conocido, hay millones de personas que día a día trabajan en esquemas de aplicación de normas de sistemas de gestión, y el proveer a estas personas de una formación apropiada y suficiente para que puedan cumplir con sus responsabilidades dentro de estos sistemas de gestión es un reto muy importante, tanto para estas personas a nivel individual, como para las organizaciones para las cuales laboran. Y no está demás aclarar que en ese reto entramos también quienes nos dedicamos a proveer servicios de formación técnica en estos temas.

 

Hace unos días escribí un artículo sobre la situación que está sucediendo en relación a los servicios de apoyo en materia de sistemas de gestión, como en lo personal lo percibo, y entre otros temas, mencioné algunas de las limitaciones que se encuentran cuando alguien desea acceder a algún programa de formación en estos campos. Si desea, puede acceder a este artículo dando click aquí. 

Ahora, deseo expresar algunas recomendaciones, que considero importantes, para las personas que están buscando algún programa de formación en esta materia, ya sea para sí mismas, o que lo hagan para un equipo de trabajo dentro de una organización.

 

Para iniciar, quisiera mencionar que para la mayoría de estas personas, la formación que se requiere se orienta a que en su actividad cotidiana cumplan con un determinado procedimiento, o algún requisito específico de una norma, o bien, a partir de ese cumplimiento, requisiten (rellenen) algún formato o formulario, con el objeto de generar uno o más registros como evidencia ya sea de esas actividades realizadas, o bien de los resultados obtenidos. Entonces, en todos estos casos, la formación debería enfocarse únicamente en ese o esos procedimientos con lo que esa persona debe cumplir, con el llenado de ese o esos formularios o bien ese requisito de norma relacionado. Es una formación específica sobre la correcta aplicación de ciertas actividades operativas. No es necesario que estas personas tengan mayor conocimiento del sistema de gestión o de la norma de referencia.

 

Ahora bien, si las funciones de las personas que requieren formación cubren actividades relacionadas con el establecimiento, planificación, documentación, verificación, auditoría, mantenimiento y mejora del sistema de gestión, es importante que dicha formación le genere a estas personas tanto conocimientos como experiencia en los elementos del sistema, de su norma de soporte, así como en el manejo de las herramientas de aplicación del sistema de gestión del que se trate.

 

Generalmente, cuando se presenta esta situación, es la organización la que contrata y programa un esquema de formación para su personal clave en la planificación y manejo del sistema de gestión. De manera muy común, estos proveedores y esquemas de formación se identifican y contratan de manera poco conveniente para cubrir esas necesidades de formación. Por una parte, debido a que las áreas de recursos humanos no alcanzan a identificar las necesidades concretas de formación de ese personal. Cada función dentro de la organización tiene sus propias necesidades particulares de formación, y es común que los programas de formación que se contratan por parte de las organizaciones sean en bloque, como si todo el personal involucrado tuviera las mismas necesidades de formación. Por otro lado, las organizaciones que brindan estos servicios de formación no suelen ayudar a diferenciar estas necesidades.

 

Esto hace que muchas personas sientan que perdieron su tiempo recibiendo y analizando información que no les ayuda para desempeñar sus funciones, pero aquellas que realmente requieren formarse en un nivel avanzado, estarían sintiendo que no han aprendido lo suficiente y que carecen de la apropiada experiencia para cumplir con sus responsabilidades dentro del sistema, y comunmente tienen que buscar a nivel personal un complemento para la formación que les fue proporcionada por su organización. Y si a esto le sumamos que hay muchos profesionistas que desean incrementar su nivel competitivo y buscan una formación más completa en estos campos, por interés propio, vemos que hay una fuerte demanda de servicios de formación en sistemas de gestión. 

 

Si tú estás buscando, de manera individual, formarte o reforzar tu formación en materia de sistemas de gestión, tienes una amplia gama de opciones a tu alcance, algunas las voy a analizar aquí, pero te sugiero las analices bien, ya que tu decisión en la opción que elijas, puede generarte un enriquecimiento importante en tus conocimientos y tu nivel de competitividad, o bien te puede generar cierta frustración, molestias, pérdida de tiempo o desperdicio de dinero pero sobre todo, afectar tu motivación para aprender.

 

La primera de estas opciones es el esquema autodidacta. Para este se requiere de mucha disciplina y fortaleza de espíritu, para no cejar en tu empeño hasta que llegues al nivel de formación que tú deseas o requieres. Existe mucha información en la red, en todos los idiomas, y es cuestión de ir seleccionando tus temas de interés y fuentes de información, establezcas un método de estudio, con horarios suficientes y mucha dedicación, para ir logrando tu aprendizaje.

 

El principal problema con esta opción es que mucha de la información que encontramos en la red es inexacta, obsoleta o engañosa. Es importante entender que las normas de sistemas de gestión son documentos que tienen un limitado tiempo de vida, que van evolucionando y se van emitiendo nuevas versiones en las cuales hay algunas modificaciones. Gran cantidad de información que encuentras en la red se refiere a versiones que ya no están vigentes.

 

Para este esquema, adicionalmente, hay personas y empresas que ofrecen cursos gratuitos en casi todos los campos del conocimiento. En lo personal no estoy de acuerdo con este tipo de cursos, por tres razones:

 

a) Por lo general, te proveen de información incompleta u obsoleta, lo que genera gran confusión en quienes los toman.

 

b) Los que proveen este tipo de cursos no trabajan contigo ni te acompañan en tu aprendizaje, esto es, no te apoyan con las explicaciones y aclaraciones que tú puedas necesitar, ni con la apropiada retroalimentación que fortalece y orienta tu aprendizaje.

 

c) Son una competencia desleal para quienes nos dedicamos en plan profesional y honesto a estas actividades, como medio de subsistencia y desarrollo profesional.

 

Sin embargo, este tipo de cursos te pueden servir como complemento a tu aprendizaje autodidacta, pero te recomiendo que no te bases demasiado en éstos.

 

Un principio de la mercadotecnia nos dice que un proveedor debe establecer un precio de venta a su producto de acuerdo a lo que considera que vale y al nivel de competencia en su mercado. Si alguien te ofrece un curso sin costo es usualmente por dos razones: porque considera que eso es lo que vale su curso, nada, o bien porque tratará de engancharte para venderte, generalmente de manera engañosa, otros servicios o productos utilizando ese curso para atrapar incautos, lo que puede llegar a provocarte molestias innecesarias.

 

No descarto que pudieras encontrar algún curso excelente, que cubra tus necesidades de formación y que sea gratuito, pero iría en contra de todas las probabilidades, ya que en todas las culturas, e inclusive religiones, se considera valioso el apoyar a otras personas, de diferentes maneras, puedes hacer donaciones, regalos, becas, entre otros, pero generalmente se considera inapropiado regalar el trabajo propio, salvo bajo condiciones especiales y limitadas. De todas maneras, seguiría siendo competencia desleal.  

 

La segunda opción que tienes para acceder a tu formación, es seleccionar y tomar un curso para cubrir tus necesidades de formación. Puedes encontrar una amplia gama de posibilidades de cursos en diferentes modalidades, desde presencial, semi presencial, a distancia o virtual.

 

En este sentido, también en esa amplia gama encuentras cursos que van de pésimos, malos, regulares, buenos hasta excelentes. No está fácil detectar entre estos cursos. También la red se presta para generar todo tipo de engaños. Te recomiendo que vayas utilizando filtros para ir seleccionando, primero los que no son engañosos, los que cubren tus necesidades, los que son buenos o en su caso excelentes, y por último el que sea el mejor para ti.

 

Si buscas un curso presencial, lo recomendable es conocer con anticipación tanto la organización proveedora como sus instalaciones, analizar la información de curso y las condiciones tanto de inscripción como de la participación de la persona, como horarios, acceso al aula, responsabilidades, si hay algún reglamento con el que haya que cumplir, actividades complementarias, en su caso calendario de pagos, entre otros, y siempre es bueno platicar con algún instructor, para recibir una mejor orientación. 

 

Para cursos en línea o a distancia, es importante saber que los cursos anunciados en la red pueden ser engañosos de diversas maneras. Hay personas que pretenden timarte o defraudar económicamente a quien quiere aprender, que actúan de mala fe y son buenos para cobrar pero no para enseñar. Se dice que si te engañan en la red no puedes defenderte. Sin embargo en México, por ejemplo, existe una Ley Federal de Protección del Consumidor, y una Procuraduría para la Defensa del Consumidor que hasta donde entiendo te pueden proteger de ese tipo de fraudes. En muchos países de América Latina se tienen este tipo de elementos de protección. Si el proveedor de un curso te establece claramente en su página web las características de su curso, su temario, condiciones de suministro del servicio y de pago, y a partir de eso una persona lo acepta y cumple con el proceso de inscripción, esto se considera como un contrato de adhesión y da formalidad legal, y tienes el derecho de recibir y en su caso exigir, ese servicio en las condiciones anunciadas.

 

Sin embargo, el segundo tipo de fraude, que es por mucho el más común y con seguridad el más costoso, que se da en los cursos de formación, y no solamente en materia de sistemas de gestión, sino en todos los campos del conocimiento, y no solo en la red, sino en todas las modalidades, es lo que denomino fraude cognitivo. Con esto me refiero básicamente a dos situaciones, ambas muy comunes: la primera, cuando los proveedores de cursos de formación ofrecen resultados maravillosos o extraordinarios de aprendizaje, con tal de atraer clientes, sabiendo que no está en sus capacidades, ni de ellos como proveedores, ni del cliente como participante, alcanzar esos resultados. Por lo tanto quien se deja llevar por esa información y participa en un curso de éstos, obtiene un aprendizaje muy limitado en relación a la expectativa que se le vendió.

 

Estos casos los puedes ver de manera muy común cuando se anuncian o promueven cursos de contenido amplio y con cierto grado de complejidad, y que te lo ofrecen en cursos de cuatro, ocho o doce horas, o uno, dos o tres días, cuando por sentido común necesitas de muchas más horas, días o semanas para analizar, trabajar y comprender la información necesaria. Con toda proporción guardada, es como si te ofrecieran un programa de licenciatura en un semestre.

 

Creo que el caso más identificable de fraude cognitivo en materia de sistemas de gestión lo tenemos con los cursos de formación de auditores, que te ofrecen formarte en unas cuantas horas, cuando para esa función requieres meses de formación, tanto para adquirir conocimientos suficientes como para efectuar prácticas para desarrollar tus habilidades. Sin embrago, tenemos miles de auditores mal formados, incompetentes, pero respaldados por un “buen” certificado.   

 

También se da este fraude cognitivo cuando el proveedor no cumple bien con su responsabilidad y hace un mal trabajo, con lo que impide que el participante pueda obtener el conocimiento o las habilidades esperadas como resultado del curso.

 

En ambos casos, el resultado es una verdadera tragedia, porque la persona invirtió su dinero en un curso y realizó un gran esfuerzo en participar en diversas actividades durante un tiempo prefijado, para que resulte que su aprendizaje fue muy reducido en relación a lo que esperaba, El mayor problema que resulta de esta situación, es que el participante usualmente no se da cuenta de su bajo aprendizaje, sino hasta que es casualmente evaluado por alguien más y detecta que está por debajo del nivel de competencia esperado. Y aun así, le entra la duda si fue su responsabilidad, antes que pensar en una deficiencia del proveedor.

 

En esas situaciones te podrán suministrar información, pero no una buena formación. Debes considerar que en un proceso de  capacitación deberás trabajar y esforzarte en tu aprendizaje y formación. No la vas a lograr por ósmosis ni por milagro divino, y menos por tener la información de tu curso en un ordenador o una memora USB. Pero, al igual que tú, deberá trabajar el instructor o formador, tanto para ordenar, tratar y dosificar la información que deberás ir recibiendo, plantearte ejercicios prácticos para que analices la información y vayas construyendo tu aprendizaje, así como para ir evaluando ese aprendizaje y proveerte de retroalimentación que te ayude a optimizar tu formación.

 

Cuando eres tú el que falla en su formación, porque no hiciste el esfuerzo necesario y no cumpliste con tus responsabilidades en el curso, ese ya no es un fraude. Eres tú quien ha boicoteado tu propio aprendizaje y formación.

 

Si quieres buscar un curso en la red te sugiero que selecciones para empezar, con el objeto de evitar problemas y disgustos, proveedores que tengan una participación activa en plataformas conocidas y que utilicen su nombre, ya sea como personas físicas o como empresas. Esto, por lo menos, te va a indicar que son personas que tratarán de respaldar su nombre y prestigio. Y si en algún momento engañan a algún cliente, es muy fácil señalarlo en sus propias publicaciones, y tú podrías acceder a esas críticas, por lo que por sentido común y responsabilidad profesional, pondrán su mayor esfuerzo en los servicios que provean.

 

Ahora bien, una incertidumbre común cuando vas a seleccionar un curso, es lo referente a qué tan bien te va a enseñar, o formar, el proveedor que elijas.

 

Si nos vamos a extremos, puedes encontrar instructores o formadores, ya sea a título personal o dentro de organizaciones proveedoras de estos servicios, que tienen un gran conocimiento del tema que te interesa, pero que no saben, no quieren o no tienen la habilidad de transmitir sus conocimientos, o bien en el otro extremo, formadores que no saben tanto del tema, pero que esos limitados conocimientos que tienen los transmiten muy bien. Obviamente, hay muchos factores que influyen para que una persona alcance esa capacidad para enseñar transmitiendo sus conocimientos, como la personalidad, paciencia, empatía, voluntad de hacerlo, entre otros. Esto lo podemos ver de la siguiente manera:

 

 

De entre estas alternativas, trata de identificar un instructor que tenga un gran conocimiento sobre el tema pero que también tenga la habilidad para enseñar: eso te facilitará en mucho tu aprendizaje.

 

Van a influir en tu formación, también, la modalidad de enseñanza, el proceso de la información, el método de estudio y el tiempo que se le dedique. Es importante que analices y decidas entre estas alternativas las que más te convengan.

 

En lo personal, yo fui instructor de sistemas de gestión normalizados por diez años en modalidad presencial, hasta que descubrí las posibilidades de la modalidad a distancia, y desde entonces me he dedicado casi exclusivamente a enseñar bajo esta modalidad ya que puedes utilizar prácticamente cualquier herramienta tecnológica en esta modalidad. Estoy convencido de que esta modalidad bien manejada potencializa al máximo las capacidades de un participante para tener una mejor formación, y es más cómodo para el propio participante. Sin embargo, hay personas que por desconocimiento, o por haber tenido una experiencia adversa, no confían en este tipo de cursos.

 

Por ello es importante que valores las diferentes opciones a tu alcance y busques una con la que te sientas cómodo para emprender esa aventura para tu desarrollo profesional. Te deseo mucho éxito.  

 

Autor:

 

Ernesto Palomares Hilton