Entendiendo la norma ISO 9001 – 4.1 – La organización y su contexto (Parte 3)

 

 

En el artículo anterior inicié la revisión formal de los requisitos establecidos en la Subcláusula 4.1 de la Norma ISO 9001:2015.

 

Identifiqué los primeros cuatro requisitos de esta subcláusula, y como usted habrá notado, esta identificación se logró desglosando de manera exhaustiva la primera oración de esta subcláusula.  Ahora, en este artículo, antes de identificar los demás requisitos incluidos en esta parte de la norma quisiera presentar, como apoyo a quien desee cumplir de manera apropiada con esos requisitos, algunas metodologías que pueden ser de gran utilidad a las organizaciones para identificar esas cuestiones, tanto las externas como las internas, y de esa manera podrían cumplir con esos primeros cuatro requisitos.

 

Para que la organización pueda determinar las cuestiones externas que son pertinentes tanto para su propósito como su dirección estratégica, es recomendable que utilice una metodología equivalente a la denominada PESTAL, a través de la cual la organización podrá analizar los diferentes factores que están fuera de su control (cuestiones externas), que son los políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales. Al unir las iniciales de todos estos factores (PESTAL), se conforma la denominación de este método.

 

Este análisis puede ayudar a un grupo de trabajo seleccionado por la organización, a comprender mejor tanto los mercados como la posición competitiva de la propia organización, a planificar estratégicamente y realizar estudios de mercado en mercados nuevos o ya existentes. En relación con la Subcláusula 4.1 de la norma ISO 9001: 2015, lo que se pretende lograr con la aplicación de este método es que el grupo identifique, priorice y seleccione los aspectos externos que son relevantes para la organización y sean considerados en el establecimiento de los objetivos de su sistema de gestión de la calidad.

 

Ahora, en relación a la posible determinación de las cuestiones internas, que son pertinentes tanto para su propósito como para su dirección estratégica, es importante que la organización utilice una metodología equivalente a la denominada “7S” de McKinsey. Este método se denomina así, porque conlleva el análisis de 7 factores que están bajo el control de la propia organización (cuestiones internas) y que en el idioma inglés todos ellos inician la letra “S”, y que son los siguientes: estrategia, estructura, sistemas, valores compartidos, habilidades, personal y estilo. 

 

En relación con la Subcláusula 4.1 de la norma ISO 9001: 2015, lo que se pretende lograr con la aplicación de este método de las “7S”, es que el grupo de trabajo seleccionado, identifique, priorice y seleccione los aspectos internos que son relevantes para la organización y que sean considerados en el establecimiento de los objetivos de su sistema de gestión de la calidad.

 

Si este tema es de interés para usted, en mi siguiente artículo le presentaré una descripción de cómo pueden ser aplicados estos dos métodos, señalados aquí, por una organización.

 

En este sentido, para cumplir con estos primeros requisitos identificados, será importante que la organización identifique la metodología que estará aplicando para determinar estas cuestiones, tanto las externas como las internas, así como los registros, o documentación conservada, de las acciones tomadas, como las sesiones de lluvias de ideas, análisis de la información presentada, identificación, priorización y selección para la determinación de las cuestiones externas e internas pertinentes para la organización, así como la información utilizada para sus análisis.

 

Por ahora, entonces, continuaré con la identificación de los cuatro requisitos faltantes en esta subcláusula 4.1, y que son los siguientes:

 

Requisito No. 5: La organización debe realizar el seguimiento de la información sobre estas cuestiones externas.

 

Requisito No. 6: La organización debe realizar el seguimiento de la información sobre estas cuestiones internas.

 

Requisito No. 7: La organización debe realizar la revisión  de la información sobre estas cuestiones externas.

 

Requisito No. 8: La organización debe realizar la revisión  de la información sobre estas cuestiones internas.

 

Con éstos, tenemos identificados todos los requisitos de la Subcláusula 4.1, que son entonces los siguientes:

 

 

Ahora, con respecto de últimos cuatro requisitos de esta subcláusula 4.1, además de la diferencia en cuanto a las cuestiones externas y las internas, encontramos dos términos, el seguimiento y la revisión, que también deberíamos separar en cuanto a su significado, ya que se refieren a actividades diferentes, y por lo mismo corresponden a requisitos diferentes.

 

La norma ISO 9000: 2015 define el seguimiento como: 

 

Si consideramos esta definición y el requisito No. 5 establecido, tenemos que para cumplir con este requisito, la organización debe realizar el seguimiento de la información sobre las cuestiones externas consideradas como pertinentes, tanto para el propósito como para la dirección estratégica, por medio de algún método que le permita observar, medir, registrar y comparar durante un apropiado período de tiempo y comprobar si esas cuestiones mantienen su pertinencia, ya sea para el propósito o bien para la dirección estratégica de la organización, o en su caso modificar las presunciones originales de dichas cuestiones o algunos de sus factores, desechando o incorporando algunos, o si fuera necesario realizar el análisis nuevamente, a la luz de las variaciones detectadas en esas presunciones. De esto, la organización deberá generar y mantener los adecuados registros o documentación conservada.

 

De igual manera, con respecto del requisito No. 6 mencionado arriba, la organización deberá realizar el seguimiento de la información referente a las cuestiones internas que fueron consideradas como pertinentes tanto para el propósito como para la dirección estratégica, por medio de algún método que le permita observar, medir y registrar y comparar durante un apropiado período de tiempo y comprobar si esas cuestiones mantienen su pertinencia, ya sea para el propósito o bien para la dirección estratégica de la organización o en su caso, modificar las presunciones originales de dichas cuestiones o algunos de sus factores, desechando o incorporando algunos, o para aplicar acciones correctivas con respecto de la planificación, operación y control de cualquiera de estas cuestiones, para lograr su adecuada alineación. Recordemos que estas cuestiones son internas y están bajo el control de la propia organización.  De igual manera, la organización deberá generar y mantener los adecuados registros o documentación conservada.

 

Para los siguientes requisitos debemos considerar que la norma ISO 9000: 2015 define la revisión como “la determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto para lograr unos objetivos establecidos”.

 

En cuanto al requisito No. 7 previamente identificado, para lograr su apropiado cumplimiento, la organización deberá realizar la revisión de toda la información analizada sobre las cuestiones externas. Esta revisión debe ser a través de una evaluación formal de cada uno de los documentos o publicaciones de soporte para la identificación, priorización y selección de las cuestiones externas, y compararla con nuevas publicaciones, informes o datos más actualizados, para asegurar que estas cuestiones siguen siendo válidas en cuanto a la pertinencia identificada por la organización, o en su caso realizar los ajustes necesarios. La organización deberá también generar y mantener los adecuados registros o documentación conservada.

 

Por último, en relación al requisito No. 8, la organización deberá realizar la revisión de toda la información analizada sobre las cuestiones internas. para la identificación de las cuestiones internas pertinentes, y compararla con los nuevos informes o datos más actualizados, para asegurar que estas cuestiones, siguen siendo válidas en cuanto a la pertinencia identificada por la organización, o en su caso realizar los ajustes necesarios. De igual manera que con los requisitos anteriores, la organización deberá generar y mantener los adecuados registros o documentación conservada.

 

Autor:

 

Ernesto Palomares Hilton