La Cláusula 4 de las normas de sistemas de gestión integrados

 

En este tercer artículo referente a los sistemas de gestión integrados doy inicio a un análisis de las cláusulas y requisitos comunes de las normas de sistemas de gestión dentro de la estructura armonizada o de alto nivel (HLS), como complemento al análisis que estoy presentando por cada norma de sistemas de gestión.

 

En artículos anteriores he tratado de los elementos comunes preliminares y las primeras tres  cláusulas de estas normas de sistemas de gestión, considerando los siguientes:

- Prólogo  

- Introducción 

- 1. Alcance y campo de aplicación 

- 2. Referencias normativas 

- 3. Términos y definiciones.

 

Trataré de que este texto sea complementario y no repetitivo al que se presenta en el análisis de las cláusulas y requisitos que presento para cada norma, pero que espero le ayude a entender mejor estos elementos. 

 

Iniciaré ahora con la cláusula casi invisible, olvidada, incomprendida, de las normas de sistemas de gestión. Me refiero a la Cláusula 4. Contexto de la organización, que desde mi perspectiva es la menos comprendida y peor utilizada de todas las cláusulas de las normas de sistemas de gestión.

 

Estoy convencido de que ésta no es la única  cláusula mal comprendida de las normas de sistemas de gestión, pero no tengo duda de que es la peor utilizada de todas, y creo que en gran medida se debe a que esta cláusula no está bien soportada en las normas de sistemas de gestión.

 

No le diré que esta cláusula 4 sea la más importante de todas las establecidas en las normas de sistemas de gestión, dentro de la HLS porque creo que todas tienen una importancia razonablemente equivalente, pero lo que tengo muy en claro y sí lo puedo afirmar, es que esta cláusula no es menos importante que el resto de ellas. Y menciono esto porque muchas  organizaciones, al no comprender su contenido, utilizan alguna información que no les genera algún valor en cuanto a su dirección estratégica, pero como muchos de los evaluadores de los organismos certificadores tampoco lo entienden completamente, y a los evaluadores de los organismos acreditadores parece no importarles, ésta les permite obtener su certificación para su sistema de gestión normalizado, aparentando que cumplen con los diferentes requisitos establecidos en esta cláusula.

Trataré de analizar estos requisitos de la manera más clara posible, tratando de apoyar a las organizaciones que tengan la intención de utilizarlos de la mejor manera, no solo para cumplir con estos requisitos ante cualquier  organización  externa, sino para utilizarlos en su propio beneficio mediante un mejor desarrollo de su planificación estratégica, y por consiguiente, para su desempeño.

 

De igual manera, quisiera poner el tema a discusión entre los profesionales de estos campos, para que vayamos aclarando algunos claroscuros que quedan en estas normas, promover una aún mayor aplicabilidad de éstas, y enriquecer nuestro conocimiento.

 

Ya en un artículo anterior me declaré fan de este tipo de normas de sistemas de gestión, desde que la ISO 9001 estaba en etapa de DIS (proyecto de norma internacional) de su primera versión, y esto fue en 1986, varios meses antes de que esta norma fuera publicada en su primera versión en 1987 y me ha parecido fascinante el desarrollo que han tenido tanto ésta como todas las normas de sistemas de gestión, y en especial con la aplicación de la estructura de alto nivel (HLS) o armonizada para estos documentos. No pretendería en ningún caso descalificar estas normas, pero creo que aún se pueden proponer algunas mejoras en este Anexo SL y en la HLS.

 

Para ello, primero debemos identificar esta  cláusula y las subcláusulas que comprende:

 

Cláusula 4. Contexto de la organización

 

Veamos primero la estructura de esta cláusula y las subcláusulas que están incluidas en ella, de conformidad con la estructura de alto nivel, y que es con la que se inicia la presentación de requisitos en estas normas de sistemas de gestión.

 

Con respecto de esta cláusula, la norma ISO 9000:2015¹⁾  define el término siguiente:

Tal vez no se comprenda de manera sencilla esta definición, pero lo que nos está diciendo es que si una organización no identifica adecuadamente su contexto, puede tener una inapropiada definición de sus objetivos, y a partir de allí, un desempeño deficiente. Bajo esta perspectiva, esta cláusula se refiere a actividades previas a la planificación estratégica.

 

Le voy a plantear este esquema desde un punto de vista diferente al de algunos requisitos de norma. Vamos a pensar que para tener una expectativa razonable de que, para que una organización pueda operar de manera valiosa, debe efectuar algunas actividades de planificación. Pero, para que una organización pueda efectuar apropiadamente su planificación, debe contar con algunos elementos de soporte, como son la misión y la visión, y de ser posible con la identificación de los valores relevantes para la organización, que es lo que en conjunto se conoce como “propósito de la organización”. Esto lo podemos visualizar de la siguiente manera:

Como mencioné previamente, generalmente se considera que estos tres elementos son la base para que la alta dirección de la organización pueda efectuar su planificación estratégica, pero curiosamente no están establecidos como  requisitos de las normas de sistemas de gestión.

Sin embargo, hay dos normas de sistemas de gestión que definen estos términos, la propia  norma ISO 9000:2015 arriba mencionada, y la norma ISO 21001:2018²⁾, y lo hacen de la siguiente manera:

 

 

Bueno, de hecho, la norma ISO 22886: 2020³⁾  define también estos términos, pero retomando las mismas definiciones que la ISO 9000: 2015.

 

Existen otras normas que establecen definiciones de estos términos,  pero no las incluyo aquí porque no son de normas de sistemas de gestión dentro de la estructura e alto nivel (HLS), pero lo menciono porque nos indica la relevancia que tiene el manejo de estos términos en los esquemas de normalización, y especialmente en lo relacionado con los sistemas de gestión. Como podrá usted ver, estas definiciones se parecen, pero tienen sus diferencias. En lo personal, me gusta más la definición que nos presenta la ISO 21001: 2018, porque considero que la misión, al igual que la visión, no deben ser establecidas por la alta dirección, sino por los propietarios de la organización, y no siempre son las mismas personas, ni con las mismas intenciones e intereses. 

 

Lo que nos puede quedar claro, es que la misión es, de manera formal, la justificación de la existencia de una organización; y la visión es lo que se pretende que llegue a ser la propia organización en el largo plazo.

 

Sin embargo, creo que estos elementos no han sido adecuadamente definidos ni identificados con la relevancia que tienen para las organizaciones y, en particular, para que éstas puedan efectuar una apropiada planificación estratégica, y de allí, la táctica y operativa.

 

En relación al término de “valores”, siempre me ha parecido curioso éste no esté definido en alguna norma de sistemas de gestión, y que sea la norma ISO 9001:2015⁴⁾  la única bajo la HLS que utiliza este término de “valores”, y solamente en la Nota 3 de la subcláusula 4.1 Comprensión de la organización y su contexto, que dice lo siguiente: “La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización”.

 

La otra norma que hace referencia a los “valores”, es la ISO 31000:2018⁵⁾, aunque no está elaborada bajo la HLS, los menciona en su inciso 5.4.1   Comprensión de la organización y de su contexto, en relación a las partes interesadas externas y a las partes interesadas internas, y no en relación a la propia organización.

 

En relación a este elemento, la norma ISO 22316:2017⁶⁾ contiene la siguiente definición:

 

Valores: creencias a las que se adhiere una organización y las normas que busca observar.

 

A su vez, la norma ISO 30400: 2016⁷⁾ contiene la siguiente:

 

Valores organizacionales: normas, comportamiento, principios o conceptos aspiracionales o articulados, que una organización considera importantes.

 

Esto nos muestra también la importancia que tienen los valores en una organización.

 

Y tenemos, por último, otro término que se menciona en todas las normas de sistemas de gestión bajo la HLS, que es el de “dirección estratégica”, pero ninguna de ellas la define ni la establece como requisito, pero se manifiesta que es una actividad de planificación muy relevante de la alta dirección en relación a todos los sistemas de gestión.

 

De igual manera, otra situación curiosa sobre estos temas, es que esta misma norma ISO 9001: 2015, en esta misma subcláusula 4.1, es la única las normas de sistemas de gestión que hace referencia tanto al propósito, como a la dirección estratégica de la organización, considerándolos como dos elementos importantes. Todas las demás normas (ISO 14001: 2015, ISO 22000: 2018, ISO 37001: 2016, ISO 45001: 2018, ISO 5001: 2018, entre otras), hacen referencia al propósito de la organización, en esta  subcláusula, pero sin mencionar su dirección estratégica.

 

Por otro lado, dentro de la estructura de alto nivel, se indica que en la subcláusula 5.1 Liderazgo y compromiso de todas las normas de sistemas de gestión bajo esta estructura, se establezca como uno de los requisitos, el siguiente:

 

“La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto del sistema de gestión particular de la disciplina (XXX), asegurándose de que se establezcan la política de XXX y los objetivos de XXX para el sistema de gestión de XXX y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización;

 

Aunque en ninguna de estas normas de sistemas de gestión se define el término de dirección estratégica, la norma ISO 9000: 2015 contiene la definición del siguiente término:

 

Estrategia: Plan para lograr un objetivo a largo plazo o global.

 

Y la norma ISO 21001: 2018, arriba mencionada, nos señala otra definición de este término:

 

Estrategia: plan para cumplir la misión de la organización y para lograr la visión de la organización.

 

Lo que sí define la norma ISO 24513:2019⁸⁾, entre otras normas, es el término siguiente:

 

Plan estratégico: Documento que identifica las metas y los objetivos que debe perseguir una organización durante un período a largo plazo para respaldar su misión y ser coherente con sus valores.

Debido a esta información y el somero análisis que he presentado,  es que me permito sugerir a la ISO, a través del “Grupo conjunto de coordinación técnica sobre normas de sistemas de gestión (NSG)” de ISO/TMB/JTCG (Consejo de Dirección Técnica y Grupo de coordinación técnica conjunta), para que ellos definan de manera precisa estos términos que he mencionado aquí, como: “Propósito de la organización, misión, visión, valores, dirección estratégica, planificación estratégica”, y los incluyan en el Anexo SL y en la HLS, como elementos fundamentales para la planificación de las normas de sistemas de gestión.

Si logramos identificar estos elementos fundamentales para la planificación de una organización, e incluimos los requisitos de la Cláusula 4 de estas normas, podríamos entender así el flujo de la planificación estratégica y operativa:

Referencias:

¹⁾ ISO 9000:2015 - Sistemas de gestión de la calidad —  Fundamentos y vocabulario

²⁾ ISO 21001: 2018 - Organizaciones educativas — Sistemas de gestión para organizaciones educativas — Requisitos con orientación para su uso.

³⁾ ISO 22886: 2020 – Gestión de organizaciones de cuidado de la salud— Vocabulario.

⁴⁾ ISO 9001: 2015 – Gestión de la calidad – Requisitos.

⁵⁾ ISO 31000: 2018 - Gestión del riesgo — Directrices.

⁶⁾ ISO 22316:2017  Seguridad y resiliencia - Resiliencia organizacional - Principios y atributos.

⁷⁾  ISO 30400: 2016 Gestión de recursos humanos – Vocabulario.

⁸⁾ ISO 24513: 2019 - Actividades de servicio relacionadas con el suministro de agua potable, aguas residuales y sistemas de aguas pluviales – Vocabulario

Autor:

Ernesto Palomares Hilton