Cláusula 4 de la norma ISO 22000:2018 - La organización y su contexto

 

En artículos anteriores hemos analizado el contexto de la norma ISO 22000: 2018, desde la información con la que la propia Organización Internacional de Normalización (ISO) presenta en su página web tanto de las normas de sistemas de gestión, en general, como de ésta  norma en particular.

 

Nota: Esta información que presento y comento de la norma analizada, en este caso la ISO 22000: 2018, se encuentra a disposición pública abierta, en la siguiente página de la ISO:

https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:22000:ed-2:v1:en

Analizamos ya los elementos introductorios, como el Prólogo de la propia norma y sus Cláusulas 0. Introducción, 1. Objetivo y campo de aplicación, 2. Referencias normativas, 3. Términos y definiciones, y terminando con los elementos complementarios, como la Bibliografía y los Anexos informativos de la norma.

 

 

Sin embargo, antes de adentrarnos en el texto de la norma, esto es, de los elementos normativos que conforman el cuerpo técnico de la norma ISO 22000: 2018, que son los que comprenden las Cláusulas de la 4 a la 10,  deseo exponer algunos comentarios generales, que espero ayuden a comprender mejor estos requisitos y su manera de aplicarlos.

 

Iniciaré comentando que tanto esta norma como las demás que ha emitido la Organización Internacional para la Normalización (ISO) referentes a sistemas de gestión, identifican prácticas que son utilizadas por algunas organizaciones, generalmente líderes en sus áreas de competencia y que se consideran referentes del “estado del arte” en materia de gestión. No son inventadas por los comités técnicos de ISO, aunque sí son presentadas, analizadas y votadas para formar parte de estas normas. De igual manera, es importante mencionar que cuando se incluye un requisito en alguna norma internacional, es porque se considera que este generará mayor beneficio que el costo que pueda representar para una organización cumplir con él. Ninguno de estos requisitos está en una norma con el objeto de dificultarle la vida a las organizaciones, a sus directivos o su personal.

 

Por lo tanto, deberíamos considerar que si una organización decide que va a implementar un sistema de gestión normalizado, como en este tema, de inocuidad de los alimentos, es muy importante que sus directivos y personal clave entiendan el valor y la importancia de cada uno de los requisitos, los conozcan, interpreten y apliquen de manera correcta, para generar ese valor y alcanzar los beneficios esperados del aplicación de todo el sistema de gestión.

Para iniciar con el establecimiento de un sistema de gestión de inocuidad de los alimentos, por ejemplo, es muy importante que podamos comprender que con la aplicación de todos los requisitos que están incluidos en la norma ISO 22000: 2018 se pretende que se establezca y controle, por parte de una organización que produce alimentos, un sistema que le permita gestionar la inocuidad de esos alimentos. Sin embrago, a diferencia de lo que mucha gente cree, la norma no exige que se “invente” un sistema de gestión, sino que se espera que cualquier organización tenga ya establecido un sistema de gestión y dentro de ese, se identifiquen y controlen todos los elementos que la norma establece como requisitos, ya que se considera que al aplicar todos los requisitos aplicables de la norma, se genera confianza en la manera en que la organización gestiona esa inocuidad de los alimentos que suministra.

 

No pretendo confundirle con este aparente trabalenguas, sino que deseo reforzar el concepto de que las organizaciones, antes de intentar establecer un sistema de gestión de inocuidad de los alimentos (SGIA), conforme a ISO 22000:2018, deberían contar previamente con un sistema de gestión que les permita controlar todas las actividades clave para ellas. Podemos visualizar este sistema de gestión de la siguiente manera:

 

Para ello, deben contar con una serie de elementos de apoyo, como serían los referentes a su planificación estratégica, dentro de la cual establecerían su misión, visión y objetivos generales; los referentes a su planificación táctica y operativa, su organización, sus objetivos específicos, planes tácticos y operativos; su soporte técnico documentado, entre diseños, manuales, procedimientos, instructivos y su soporte de evidencias documentadas o registros. Bajo esta consideración de documentación, el sistema de gestión se puede visualizar de la siguiente manera:

 

 

Ahora bien, si a partir de este sistema desarrollamos un sistema de gestión de inocuidad alimentaria, se debería ir adaptando cada elemento del sistema de conformidad con los diferentes requisitos de la norma ISO 22000: 2018, por lo que podríamos visualizarlo de la siguiente manera:

 

 

Como puede ver, en esta figura encontramos la documentación del sistema de gestión de seguridad alimentaria totalmente integrada en el sistema de documentación general.

 

Si usted ha leído algunos artículos de este blog referentes al contexto de algunas normas de sistemas de gestión, entre ellas de la ISO 22000: 2018, es muy importante que pueda diferenciar usted entre el significado del contexto de una norma, que como hemos visto son los elementos preliminares y los complementarios no normativos de la misma, o sea, que no son requisitos, con el significado del contexto de una organización, que son el conjunto de factores, tanto internos como externos a la misma, que van a impactar, favorable o desfavorablemente. en la consecución de sus objetivos, y son a los que se refiere esta Cláusula 4 de la norma. 

 

De igual manera, para poder iniciar este análisis, debemos recordar lo que se indica en la Cláusula Introducción, que aunque no establece algún requisito específico, nos informa algo que debemos tener siempre en cuenta, y es que en esta norma se utilizan las siguientes formas verbales:

 

-   “debe” indica un requisito;

 

-   “debería” indica una recomendación;

 

-   “puede” indica un permiso, una posibilidad o          una capacidad.

 

De igual manera, nos aclara que la información identificada como “NOTA” se presenta a modo de orientación para la comprensión o calificación del requisito correspondiente.

En algunos de los artículos siguientes estaremos analizando los requisitos establecidos en cada subcláusula de la Cláusula 4 Contexto de la organización de la norma ISO 22000: 2018.

Ahora que inicio el análisis de las diversas cláusulas que contienen requisitos, esto es el cuerpo normativo de esta norma ISO 22000: 2018, como mencioné previamente, encontramos qe la Cláusula 4, la primera de este grupo, la cual es denominada "La organización y su contexto", está conformada por cuatro subcláusulas, que son las siguientes: 

  

Si usted no tiene un conocimiento previo de la norma ISO 22000: 2018, no es difícil imaginar que cuando acceda usted al texto de esas cláusulas que contienen requisitos, usted se estaría sintiendo un poco desanimado, debido a que probablemente no podría comprender algunos de los requisitos presentados allí, y tal vez ninguno de ellos. Es por ello que es recomendable que usted se prepare para obtener el suficiente conocimiento acerca de lo que es un sistema de gestión de inocuidad de alimentos y acerca de esta norma en particular, ya sea a partir de un líder dentro de su organización, que pudiera tener el conocimiento y la paciencia para instruirlo, o a través de un curso formativo o programa de entrenamiento que le provea de este conocimiento y algo de experiencia en su análisis, para que pueda usted entender esos requisitos, y a partir de allí, establecer los elementos en su sistema de gestión de inocuidad de alimentos, que le permitan cumplir apropiadamente con esos requisitos.

Por medio de diversas publicaciones en este blog, referentes a los sistemas de gestión de inocuidad de alimentos, trataré de presentar a usted información relevante para que esos requisitos de la norma ISO 22000: 2018 puedan ser mejor entendidos.

 

De manera curiosa, como lo he mencionado en algún otro artículo, esta Cláusula 4, con la cual iniciamos este análisis, se caracteriza por ser la menos entendida y la peor aplicada de todas las cláusulas que conforman esta norma. Por esta razón, Trataré de explicarle en este blog lo que, en mi forma de ver las cosas, es la manera correcta de leer, analizar y comprender todas las cláusulas y requisitos de esta norma ISO 22000:2018, y en particular esta Cláusula 4, para que pueda usted entender correctamente, desde mi punto de vista, los elementos del sistema de gestión de inocuidad de alimentos que requiere esta norma.  

   

En este momento, sin embargo, le voy a dar dos consejos básicos para que de inicio pueda comprender mejor los amplios conceptos y requisitos establecidos en la citada norma:

 

1) No se concentre, inicialmente, en algún producto alimenticio. Es mejor que se concentre en la organización que fabrica ese producto.

 

2) Identifique y comprenda claramente qué es una medida de control para un peligro para la inocuidad de los alimentos.

 

En cuanto al primer consejo, puedo decirle que generalmente, cuando alguna persona se acerca a leer por primera vez esta norma, lo hace pensando que va a lograr productos alimenticios inocuos, particularmente en el o los que él o ella obviamente tiene un interés personal.

 

Sin embargo, cuando comience a leer los requisitos de esta norma, si está pensando en ese o esos productos, le será muy difícil entender algún requisito, ya que todos ellos son establecidos hacia elementos de gestión y control de la organización y sin considerar ningún producto alimenticio en particular.

 

Respecto al segundo consejo, es importante que tenga en cuenta que la aplicación de todos los requisitos de la norma ISO 22000: 2018 llevan a una organización a planificar, establecer, operar, mantener y mejorar las medidas de control sobre sus peligros de inocuidad, actuales y potenciales, con el objetivo de prevenirlos, eliminarlos o reducirlos a un nivel aceptable. Toda la parte diferencial del sistema de gestión de la inocuidad de alimentos de otros sistemas de gestión gira en torno a la aplicación de estas medidas de control por parte de la organización.

 

Le diré que tanto esta norma en particular, como las demás que ha emitido ISO en materia de sistemas de gestión, identifican prácticas que son aplicadas por ciertas organizaciones, generalmente líderes en sus áreas de competencia y que son consideradas referentes del "estado del arte" en materia de gestión. Estas prácticas no son desarrolladas ni inventadas por los comités técnicos de ISO, aunque se presentan, analizan y votan en estos comités técnicos para ser incluidas en esas normas. De igual forma, es importante mencionar que cuando se incluye un requisito en una norma internacional es porque se considera que su cumplimiento generará un beneficio mayor que el costo que puede representar para una organización. Ninguno de estos requisitos está incluido en una norma solo para hacerle la vida más complicada a las organizaciones, sus directivos y gerentes, su personal, ni a usted.

 

Por lo tanto, debemos considerar que si una organización decide que va a implementar un sistema de gestión basado en una norma, como esta para la inocuidad de alimentos, es importante que sus directivos y personal clave comprendan el valor y relevancia de cada uno de los requisitos, los conozcan, comprendan y apliquen correctamente, para generar ese valor y lograr los beneficios esperados del establecimiento y operación de todo el sistema de gestión.

 

Con la intención de prepararnos para iniciar el análisis de los diferentes subcláusulas derivadas de la Cláusula 4. Contexto de la organización, es importante que consideremos que comprender el contexto de una organización es un proceso que determina los factores que influyen en el propósito, objetivos y sostenibilidad de la organización. Considera factores internos como los valores, la cultura, el conocimiento y el desempeño de la organización. También considera factores externos, como el entorno legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico. La misión, visión, políticas y objetivos son ejemplos de las formas en que se puede expresar el propósito de una organización.

 

Además, parte de este proceso para comprender el contexto de la organización es identificar a sus partes interesadas y conocer sus necesidades y expectativas sobre el desempeño de la misma. Este concepto de partes interesadas se extiende más allá de un enfoque solo para el cliente, ya que es importante considerar todas las partes interesadas relevantes, que son aquellas que representan un riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si no se cumplen sus necesidades y expectativas. Las organizaciones definen qué resultados son necesarios para proporcionar a las partes interesadas relevantes para reducir dicho riesgo.

Las organizaciones deben atraer, reclutar y retener el apoyo de las partes interesadas relevantes de las que dependen para su éxito.

 

Para la correcta identificación de de los factores que afectan la organización, así como de sus partes interesadas relevantes, esta Cláusula 4 indica que se deberá identificar el alcance del sistema de gestión de inocuidad de alimentos, y que éste debe ser establecido, implementado, mantenido, actualizado y continuamente mejorado. 

 

Autor:

 Ernesto Palomares Hilton