GESTEC - Un espacio para los sistemas de gestión bajo normas

 

Sea usted bienvenida/o a este espacio de Gestión y
tecnología de calidad, en el cual espero pueda encontrar información que sea de utilidad, independientemente de que se desempeñe en actividades de consultoría, auditoría, como responsable por parte de una empresa, profesional independiente, estudiante o esté simplemente interesado en los temas de normalización, gestión de la calidad, gestión ambiental, inocuidad de los alimentos, seguridad y salud en el trabajo, auditorías, evaluación de la conformidad, entre otros.

Hay millones de personas que día a día desarrollan sus actividades profesionales en relación a esquemas de cumplimiento con normas de sistemas de gestión, y aunque generalmente pueden tener a su alcance la norma  correspondiente, o los requisitos con los que específicamente le corresponde cumplir, continuamente surgen dudas sobre los distintos elementos cubiertos por estas normas o con algunos requisitos en particular. Trataré de que la información que aquí podamos presentar, tanto la de un servidor como los comentarios y aclaraciones que usted o cualquier persona interesada en el tema suban al blog, sirva para enriquecer nuestro conocimiento y aclarar aquellas dudas que ni las normas por sí mismas ni los líderes de su implementación en su propia organización le pueden aclarar.

La motivación principal que he tenido para crear esta página es el convencimiento de que la utilización de las normas de los sistemas normalizados de gestión no se está llevando de manera apropiada. Sé que existen ya diversos espacios en las redes relacionados con los sistemas de gestión, pero siento que se han ido más al concepto de promocionar empresas, productos o servicios, relacionados con este tipo de sistemas, que de promocionar conocimiento sobre las normas de sistemas de gestión, sus elementos y requisitos. Creo que ha estado faltando un espacio específico para ello.

Hay miles de organizaciones que han estado aplicando alguna norma de sistemas de gestión, ya sea de calidad (ISO 9001), ambiental (ISO 14001) o de inocuidad de los alimentos (ISO 22000), entre otras, y muchas de ellas han obtenido su certificación por el cumplimiento de estas normas. Por la estructura y naturaleza de este tipo de documentos, cuando una organización  demuestra que cumple con todos los requisitos que establece su correspondiente norma, debería entrar en un esquema de mejora continua, que le llevaría a incrementar consistentemente su productividad, el desempeño del personal, el uso de los recursos, reducción consistente de mermas en la producción u otras fallas, hasta lograr un grado óptimo de eficiencia y productividad, entre otros beneficios.

Sin embargo, como le he mencionado, tenemos esos miles de organizaciones "certificadas" en sistemas de gestión, pero que con el paso del tiempo no han mejorado significativamente su nivel de competitividad. Obviamente hay excepciones que van en ese tránsito hacia la mejora continua en cuanto a la eficacia y productividad, pero la mayoría de las organizaciones que utilizan estas normas, incluyendo las ya certificadas, se encuentran estancadas en ese camino hacia la mejora. De hecho, ahora se menciona que muchas de esas organizaciones que han logrado obtener su certificación, ya están dejando de mantener tanto sus sistemas de gestión como sus certificaciones relacionadas, porque sus directivos no observan una mejora significativa en su desempeño, y menos que sea de manera continua.

Desde mi punto de vista, hay una serie de factores que inciden en este fenómeno de que las organizaciones no tengan mejoras significativas en su desempeño al utilizar este tipo de normas de sistemas de gestión. Entre estos factores pueden estar las personas que conforman la alta dirección en las organizaciones, que en lugar de promover las mejoras dentro de la operación del sistema las obstruyan, pueden estar los líderes de la implementación del sistema que no entiendan los fundamentos del mismo, que si se apoyan en un consultor externo éste tampoco tenga el nivel de competencia apropiado para guiar correctamente la organización, o que de manera inapropiada la alta direcciòn espera que ese consultor desarrolle, establezca, implemente o mejore el sistema de gestión, lo que debería ser responsabilidad de la misma organización, o algo relacionado con los todos los elementos previamente presentados, puede ser el desconocimiento o inadecuada comprensión y aplicación de los requisitos de la norma.

Cuando iniciamos un proyecto para el establecimiento de un sistema de gestión normalizado, cualquiera que éste sea, ya sea a nivel interno de una organización o por un  apoyo externo, usualmente empezamos a trabajar con la identificación de los recursos con los que contamos, los que vamos a necesitar, el tiempo que nos va a llevar cada etapa del proyecto, así como los resultados que esperamos de cada una de ellas y empezamos valientemente a pelear con cada uno de los requisitos que establece la correspondiente  norma y a generar documentos del soporte del mismo. Sin embargo, algo que generalmente no hacemos es tratar de entender lo que es en sí un sistema de gestión y cómo podemos entender y cuadrar ese sistema de gestión dentro de una organización. Es por ello que antes de entrar en la discusión de algunos elementos y requisitos normativos de este tipo de sistemas de gestión, iniciaremos con este punto.

 

El primer paso, muy importante, es que podamos comprender que cualquier organización productiva es en sí misma un sistema, el cual está integrado por diversos componentes, y a partir de una serie de entradas del sistema, que son básicamente los recursos productivos que requiere, ya sea materiales, humanos, financieros o de información, van a ser utilizados y transformados por la propia organización, para generar una serie de salidas, que serán principalmente los productos o servicios que suministra a sus clientes, pero además deberá generar satisfacción entre todas las personas que participan, promover la supervivencia y crecimiento de la organización, así como una derrama de beneficios hacia la sociedad. Esto lo podemos visualizar de la siguiente manera:

Ahora bien, si podemos entender así un sistema productivo, independientemente del tamaño que la organización tenga, de su  sector productivo, nivel tecnológico, entre otras características, también estará integrado por una serie de componentes o subsistemas, que podrán variar dependiendo del tipo y complejidad de la organización, pero por lo menos tendrá los cinco subsistemas básicos, como podemos ver a continuación:

Independientemente del papel que cada quien lleva en un sistema de gestión, si usted es parte de la alta dirección, responsable de la operación de un sistema de gestión o de algunos de sus elementos, si es líder de proyecto en la documentación, implementación o mejora de uno de estos sistemas, auditor/a calificado/a o en entrenamiento, trataré de que la información que aquí podamos presentar sea de utilidad.

He tenido la oportunidad de trabajar por muchos años, tanto en el sector público como en el privado, en los campos de normalización y de sistemas de gestión, en los cuales he participado como técnico normalizador, inspector, supervisor, instructor, docente, certificador, auditor, entre otras funciones, y he tenido el privilegio de participar en algunas de las actividades más interesantes dentro del desarrollo que hemos tenido en México en estos temas, y espero por este medio el poder compartir algo de lo que he aprendido en mi vida profesional, así como seguir aprendiendo de quienes deseen participar en él.

Escribo de estos temas desde la Ciudad de México, pero confío que la información sea igualmente válida para colegas de todos los continentes, pero con dedicación especial a aquellos oriundos de países de Asia y África,  con los que hemos compartido muchas condiciones de desarrollo en el caso particular de los sistemas normalizados de gestión, así como a los colegas de América Latina, con los que compartimos, además de una hermandad histórica y geopolítica, muchas de las condiciones de desarrollo cultural, tecnológico y comercial.

Si en alguna entrada llego a exponer algún comentario favorable o desfavorable a algo o a alguien, será basado únicamente en elementos  objetivos. Así es que si en algún momento su opinión difiere de la mía, siéntase usted con la libertad de poder expresar esa opinión dentro de los comentarios de este blog, solicitando a usted únicamente evitar ofensas, descalificaciones, o lo que pueda ser considerado como malas palabras.

Espero que éste pueda ser un espacio de intercambio de información valiosa, que pueda ser de utilidad a todos los que accedan a él. Siempre trataré de manejar la información de manera correcta. Si en alguna publicación cometo algún error, o no está usted de acuerdo con lo que estoy expresando, agradeceré siempre sus comentarios o correcciones; y si tuviera usted alguna duda sobre lo que expongo, de igual manera le agradeceré me la haga saber en este mismo blog, para ver si puedo ayudarle a resolver dicha duda, ya sea de manera personal o por la aportación de algún otro participante en este espacio.

Agradezco el tiempo que dedique a leer estos escritos, y espero sirvan para reforzar o ampliar los concimientos que tenga sobre estos temas.  

Autor:

Ernesto Palomares Hilton