¿Qué es un sistema de gestión normalizado?

 

Agradeciendo sus comentarios, he recibido solicitudes de que explique de manera más específica lo que es un sistema de gestión normalizados, ya que se generan muchas dudas sobre este tema, sobre todo cuando se menciona que existe ya una gran cantidad de sistemas de gestión basados en normas a disposición de las diferentes organizaciones. Es por ello que en esta ocasión comentaré sobre lo que es un sistema de gestión, ya que es cierto que muchas personas hablamos de estos sistemas, pero a veces no todos lo entendemos de la misma manera. Para ello, me basaré en los conceptos que ha publicado la propia Organización Internacional para la Normalización (ISO).

Un sistema de gestión es la forma en que una organización gestiona las partes interrelacionadas de su negocio para lograr sus objetivos. Estos objetivos pueden relacionarse con varios temas diferentes, que incluyen la calidad del producto o servicio, la eficiencia operativa, el desempeño ambiental, la salud y la seguridad en el lugar de trabajo y muchos más.

El nivel de complejidad del sistema dependerá del contexto específico de cada organización. Para algunas organizaciones, especialmente las más pequeñas, puede significar simplemente tener un fuerte liderazgo del propietario del negocio, proporcionando una definición clara de lo que se espera de cada empleado individual y cómo contribuyen a los objetivos generales de la organización, sin la necesidad de una documentación extensa. Las empresas más complejas que operan, por ejemplo, en sectores altamente regulados, pueden necesitar una amplia documentación y controles para cumplir con sus obligaciones legales y cumplir con sus objetivos organizacionales.

Mientras más grande sea la organización, y más gente involucrada, lo más común es que haya algunos procedimientos, instrucciones, formularios y registros documentados.

Esto ayuda a asegurar que las personas no hagan las cosas “a su manera”, sino de la manera en que la organización lo ha planificado.

 Esto es, que existe un grado mínimo de orden en la manera en que la organización realiza sus actividades, de forma tal que el tiempo, dinero y otros recursos sean utilizados eficientemente.

Para ser realmente efectiva y eficiente, la organización puede manejar “su forma de hacer las cosas”, sistematizándolas. Esto asegura que nada importante es dejado fuera del sistema y que cada persona tiene claro lo que son sus responsabilidades para hacer qué, cuándo, cómo, dónde y por qué.

Las normas de sistemas de gestión de la ISO hacen que esas prácticas exitosas estén disponibles para todas las organizaciones.

Como ejemplo, ISO 9000 es una familia de normas que es conocida bajo ese título genérico por conveniencia. Esta familia consiste de normas y lineamientos relacionados con el sistema de gestión de calidad y normas de soporte sobre terminología y herramientas específicas, tales como la auditoría. Esta familia de normas ISO 9000 está primariamente orientada con la “gestión de la calidad”.

En lenguaje llano, la definición normalizada de “calidad” en ISO 9000 se refiere a todas aquellas características de un producto (o servicio) que son requeridas por el cliente. “Gestión de la calidad” significa lo que la organización hace para asegurar que sus productos cumplan con los requisitos del cliente.

ISO 9000 cubre la manera en la que una organización realiza su trabajo, y no directamente el resultado de ese trabajo. En otras palabras, se orientan a los procesos y no a los productos, al menos, no directamente.

Sin embargo, la manera en la cual la  organización maneja sus procesos obviamente va a  afectar  su  producto final, en relación a que se haya hecho todo lo debido para asegurar que el producto cubra los requisitos del cliente.

ISO 9000 no son normas de productos. Las normas del sistema de gestión de calidad en la familia ISO 9000 establecen requisitos para lo que la organización debe hacer para manejar los procesos que afectan la calidad.

Algo equivalente con respecto a diferentes aspectos productivos son cubiertos por otras normas de sistemas de gestión.

Las sistemas de gestión normalizados (SGN) de la ISO ayudan a las organizaciones a mejorar su desempeño al especificar pasos repetibles que las organizaciones implementan conscientemente para lograr sus metas y objetivos, y para crear una cultura organizacional que se involucre reflexivamente en un ciclo continuo de autoevaluación, corrección y mejora de las operaciones y procesos a través de un  mayor conciencia de los empleados y liderazgo y compromiso de gestión.

Los beneficios de un sistema de gestión eficaz para una organización incluyen:

• Uso más eficiente de los recursos y mejor desempeño financiero.

• Mejora de la gestión de riesgos y la protección de las personas y el medio ambiente.

• Mayor capacidad para ofrecer servicios y productos consistentes y mejorados, lo que aumenta el valor para los clientes y todas las demás partes interesadas.

Los SGN son el resultado del consenso entre expertos internacionales con experiencia en gestión global, estrategias de liderazgo y procesos y prácticas eficientes y efectivos. Las normas de los SGN pueden ser implementadas por cualquier organización, grande o pequeña.

Las normas de sistemas de gestión proveen a la organización con un modelo a seguir para establecer y operar su propio sistema de gestión.

Este modelo incorpora las características que los expertos en este campo han acordado sobre lo que representa “el estado del arte”. Un sistema de gestión que sigue el modelo– en conformidad con la “norma” –está desarrollado sobre una base sólida de las prácticas del “estado del arte”.

Las normas de sistemas de gestión (SGN) de la ISO se encuentran entre los documentos más utilizados y reconocidos de los que la ISO publica. Incluyen normas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 50001, que se aplican a la gestión de calidad, gestión ambiental, gestión de salud y seguridad ocupacional y gestión energética, respectivamente. De hecho, hay más de 80 normas de sistemas de gestión. Hay mucho que conocer, e incluso los usuarios más experimentados de normas pueden querer consultar la lista completa o averiguar más sobre cómo funcionan los SGN.

Uno de los principios fundamentales es que todas las normas de sistemas de gestión se pueden trabajar juntas. Aquellos que ya usan un SGN en una parte de su negocio, y están considerando implementar otros adicionales en otra área, encontrarán que el proceso se ha hecho lo más intuitivo posible. Eso es gracias a la Estructura de alto nivel (EAN). El concepto de la EAN es que las normas de sistemas de gestión están estructuradas de la misma manera, independientemente del dominio de la aplicación. Los usuarios que estén familiarizados con un SGN se sentirán inmediatamente cómodos con otro, incluso cuando lo usen por primera vez.

Además de exponerse de la misma manera, hay algunas partes de una norma donde se puede usar texto idéntico. Esto mejora la coherencia y el reconocimiento, simplifica el uso y se define en algo llamado "Anexo SL". Significa que, además de tener la misma estructura, los SGN pueden contener muchos de los mismos términos y definiciones. Esto es particularmente útil para aquellas organizaciones que optan por operar un sistema de gestión único (también llamado "integrado") que puede cumplir con los requisitos de dos o más SGN que se utilizan simultáneamente.

El Anexo SL juega un papel clave en la interoperabilidad y facilidad de uso de las normas para innumerables usuarios de normas de sistemas de gestión de ISO en todo el mundo. Si desea conocer más sobre esto, puede encontrar información completa sobre el Anexo SL actual aquí.

Espero que esta información ayude a comprender mejor de lo que tratan estos sistemas de gestión normalizados.

Autor:

Ernesto Palomares Hilton